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La nouvelle documentation à partir de la version 194 de VetoPartner se trouve en cliquant ici.
On distingue 2 types de mailings :
A vous de décider. Cela va conditionner l'étape suivante.
La façon de rédiger le modèle de courrier sera différente selon la forme du mailing à envoyer que vous avez choisie.
Il faut commencer par créer un modèle de courrier et l'enregistrer dans la bibliothèque des modèles de courriers.
Cette bibliothèque se trouve dans le menu “Bibliothèque/Modèles de courriers de correspondances”.
Il ne faut pas confondre cette bibliothèque avec celle des modèles de courriers de relances.
VetoPartner distingue ces deux types de courriers par deux bibliothèques différentes.
Voici les chapitre pour apprendre à rédiger des modèles de courrier envoyés par email, lettre et SMS :
Comment créer un modèle de courrier par email ?
Comment créer un modèle de courrier par lettre ?
Comment créer un modèle de courrier par SMS?
Attention à qui vous vous adressez :
Il est probable que vous souhaitiez personnaliser votre courrier :
Les explications ci-dessus introduisent la notion de champs personnalisés (champs de fusion) qui permettent de générer des courriers aux noms du propriétaire et éventuellement de son animal. Pour faire simple, les mailings s'adressent généralement uniquement aux propriétaires, sans référence à l'animal. Cela permet de ne pas se soucier des clients avec plusieurs animaux. Un seul courrier leur sera envoyé. Sinon le client recevra autant de courrier qu'il possède d'animaux si on personnalise le document au niveau de l'animal.
Vous disposez sans doute de critères pour limiter la liste des personnes à contacter.
Les critères possibles sont de 2 types :
Si vous n'indiquez pas de critères pour l'animal, le mailing sera forcément adressé uniquement aux propriétaires.
Si vous utilisez des critères pour l'animal, alors vous aurez le choix soit de personnaliser le courrier pour le propriétaire et pour son animal (un courrier par propriétaire/animal), soit de personnaliser le courrier uniquement pour le propriétaire (un seul courrier par propriétaire).
Méthode :
Ne pas envoyer les SMS à 19h…mais plutôt le matin si votre assistante est en mesure de gérer les appels téléphoniques.
Cette méthode est manuelle et très rapide.
Le modèle de courrier est dans la bibliothèque.
Il suffit de choisir un propriétaire et un animal dans le répertoire client.
Faire clic-droit sur un client et choisir l'une des 3 options suivantes :
Une fenêtre de sélection de modèle de courrier s'ouvre.
Choisir le modèle. C'est tout.
A noter que l'option permettant d'imprimer une lettre fonctionne si vous avez sélectionné plusieurs propriétaires dans la liste.
Cette possibilité n'est pas prévue pour les emails ni pour les SMS. Il ne faut pas non plus que le modèle de courrier soit personnalisé au niveau de l'animal. Mais ceci est bien normal.
Avant de commencer les explications, nous souhaitons attirer votre attention sur la notion de “secret professionnel”.
Nous avons rédigé un article paru dans la “Semaine Vétérinaire” (n°1389 du 22 janvier 2010) pour mettre en garde sur certains aspects trop souvent négligés.
Votre clientèle vous appartient. Confier la réalisation d'un mailing à un prestataire n'est pas sans risque.
Assurez-vous d'obtenir toutes les garanties avant de vous lancer dans cette opération.
Ce chapitre va vous expliquer comment faire lorsqu'un laboratoire vous propose de prendre en charge la réalisation d'un mailing.
Ce laboratoire (peut importe son nom) va vous proposer de lui confier une liste de coordonnées de clients.
Cette liste sera utilisée par un prestataire qui sera en charge d'imprimer des courriers aux noms de vos clients.
Il existe 2 méthodes pour réaliser un tel mailing :
Faire clic-droit sur la liste des clients et choisir l'option “Autres options/Exporter/Exporter les adresses dans un fichier texte”.
Dans les 2 cas, vous obtiendrez un fichier que vous pourrez donner à votre prestataire en le lui envoyant soit par email (en pièce jointe) soit par clé USB.
Créer un groupe de client nommé “Clients canins actifs”. Lien sur la formation en ligne de la création d'un groupe client.
Pour exporter :
C'est terminé.
Le fichier contiendra les colonnes suivantes : ID, TITRE, NOM, PRENOM, RUE1, RUE2, RUE3, CP, VILLE, TEL, PAYS, EMAILPERSO, EMAILBURO, CONTENTIEUX, SOLDE
Correspond au contenu du “Client de “ de la fiche client.
Sélectionne uniquement les clients dont au moins une consultation pour un des ses animaux existe sur une période donnée.
Notre avis : ce critère ne reflète pas parfaitement les “clients actifs”. Mieux vaut utiliser le critère lié aux factures.
Sélectionne uniquement les clients qui possèdent une facture sur une période donnée.
Peu importe si les factures sont payées ou pas.
Ce critère est idéal pour déterminer la liste des clients actifs.
Les libellés des autres critères sont suffisamment évidents pour en comprendre la signification.
Dans le module “Répertoire clients”, cliquer sur le menu déroulant “Tous les clients” en haut à gauche, et double cliquer sur “Filtres divers”..
Cocher “Voir les clients par chiffre d'affaires”.
Indiquer un période, puis cliquer sur le bouton bleu “Rechercher les clients.
Vous pouvez ensuite trier la liste par chiffre d'affaires en cliquant sur l'en-tête de colonne nommée “C.A.”.
Cette liste peut ensuite être imprimée ou exportée vers un autre logiciel “faire clic-droit sur la liste des clients”.
Il est pratiquement impossible de prévoir une belle interface permettant de filtrer des listes de clients et d'animaux en prévoyant tous les critères possibles et imaginables.
Mais cela ne veux pas dire qu'il n'y a pas de solution !
La méthode consiste à se connecter directement à la base de données.
Rien de bien compliqué. Il faut juste accepter d'y consacrer un peu de temps (le vôtre…pas le nôtre )
Le champ des possibles est alors total.
Ce que vous allez découvrir ici n'est presque jamais disponible dans les autres logiciels, car les autres éditeurs aiment bien ne pas vous accorder trop de libertés.
Avec VetoPartner, nous raisonnons à l'inverse…Disons que nous ne raisonnons pas tout : que chacun reste libre !!!
Voici le lien vers le chapitre (cliquer ici) qui vous mettra sur la voie pour vous connecter à la base de données de VetoPartner.