Plusieurs méthodes existent pour exporter les données vers votre comptable.
Jusqu'à il y a quelques années, nous développions des exportations spécifiques pour les logiciels de comptabilité.
Mais ce travail devenait fastidieux et chronophage étant donné la variété de ces logiciels, leurs évolutions spécifiques et les différentes versions…

Un bon logiciel de comptabilité est en mesure de s'adapter aux formats des données qu'il reçoit.

Désormais, nous privilégions une exportation standard.

Cliquer sur le menu “Comptabilité”, puis cliquer sur le bouton en bas à droite “Exporter la comptabilité”

Vous êtes par défaut sur l'exportation standard.
Nous n'expliquerons que cette méthode. Les autres sont volontairement abandonnées, mais conservées pour les personnes qui en ont encore l'usage.

Selon votre type de comptabilité, choisir :

• dettes/créances
• recettes/dépenses

On distingue les produits des honoraires.

Il faut faire ensuite le choix du mode de ventilation pour les produits.
On peut distinguer les produits en fonction du fait qu'ils sont prescrits, non prescrits, qu'ils correspondent à de l'alimentation ou pas.

• Soit je ne distingue pas les produits entre eux
• Soit je distingue les produits :
  1. D'un côté l'alimentation :
     • Soit je ne distingue pas l'alimentation
     • Soit je distingue l'alimentation prescrite de la non prescrite
  2. De l'autre côté les autres produits :
     • Soit je ne distingue pas les autres produits
     • Soit je distingue les autres produits prescrits des non prescrits

Il suffit ensuite d'indiquer les numéros de comptes utilisés par votre logiciel de comptabilité.
Faire clic-droit sur les zones blanches pour indiquer un numéro de compte associé si besoin à un taux de TVA spécifique.
VetoPartner réalisera une ventilation des données.

Prendre l'ascenseur à droite de l'écran pour continuer le paramétrage.

Les déplacements sont facturés sous forme d'honoraires.
Il faut pouvoir les distinguer de l'ensemble des honoraires.

Pour cela, les codes des honoraires de déplacements sont d'une part toujours rangés dans une catégorie nommée “Déplacements” dans le tarif des actes, et d'autre part doivent avoir un code de 3 caractères minimum, laissés à votre appréciation, différent de tous les autres codes d'actes. Dit autrement : aucun autre acte ne devra avoir un code commençant par ces mêmes 3 lettres.

Par exemple, nous vous conseillons d'utiliser comme début de code d'acte les lettres “DEP”.
Le premier acte de déplacement sera codé par “DEP1”.
Le second sera codé par “DEP2”, etc.

Dans le paramétrage de l'exportation de la comptabilité, préciser “DEP” dans le champ nommé “Les codes des honoraires de déplacements dans le tarif de VetoPartner commencent par“.

Idem pour les montants HT des avoirs.

Idem pour :

• les espèces
• les chèques
• les cartes bancaires

Ne renseignez pas les autres cas si vous n'en avez pas l'usage.

Idem pour la TVA.

Selon vos habitudes au niveau de votre logiciel de comptabilité, vous pouvez formater le numéro de compte du client, ou considérer que l'ensemble des clients forme un seul compte.

Indiquer les noms des journaux tels qu'employés dans votre logiciel de comptabilité.
Par exemple OD pour les opérations diverses.

Nous vous conseillons le format suivant :

Cliquer sur le bouton rouge “Enregistrer ces paramètres”.
Ce bouton se trouve tout en bas du paramétrage de l'exportation (prendre l'ascenseur).

1. choisir en haut à gauche de l'écran la période à exporter
2. cliquer sur le bouton bleu “Exporter la comptabilité”.

Une fois l'exportation terminée, VetoPartner mémorisera ce travail pour ne pas risquer d'exporter les données une seconde fois.

Choisir en bas à gauche l'option “Annulation d'une exportation”, puis cliquer sur le bouton rouge “Annuler”, confirmer la période. C'est tout.

• Les annulations d'encaissements se voient en mode “dettes/créances”.
• Les annulations d'encaissements ne se voient pas en mode “recettes/dépenses”.

Le module spécifique d'exportation nommé “Export des encaissements” montre toutes les écritures d'encaissements, donc montre aussi les encaissements annulés avec les lignes de compensation. Cette exportation est un moyen pratique pour vérifier qu'il n'y a pas de trous dans la numérotation des encaissements.

Attention si vous vous voulez contrôler si les numéros d'encaissements se suivent :
ce contrôle peut être réalisé depuis l'exportation des encaissements, ou en affichant les encaissements (ainsi que les encaissements annulés) depuis la module de comptabilité qui donne cette liste. Vous pourriez être surpris et croire qu'il y a des trous dans la numérotation si vous faîte le test en triant la liste sur le numéro d'encaissement : prendre en compte que pour ce test, vous avez logiquement précisé une période. Mais les encaissements réalisés en ordre chronologiques ne sont pas forcément tous datés dans cette période. Donc pas de conclusion hâtive : juste du bon sens pour comprendre la situation :)