Accès au module des impayés : module de “Comptabilité”, puis “Relancer les impayés”.

Le plus simple est d’adopter une régularité dans les envois, tout comme les relances de vaccins.
Donc il vous faut définir à quelle fréquence vous vous occuperez des lettres de relances des impayés.
Par exemple : toutes les 3 semaines.

Donc, toutes les 3 semaines, vous ouvrirez le module de relance des impayés, puis :

1. vous demanderez à voir la liste à relancer en cliquant sur le bouton bleu “Voir la liste des factures impayées.
2. vous lancerez l’impression des courriers en cliquant sur le bouton vert “Imprimer les relances”“.

VetoPartner mémorise le numéro de la dernière relance imprimée pour chaque facture impayée.
Au départ, ce numéro est zéro : “0”. Aucun courrier imprimé.

Une fois que le premier niveau courrier sera imprimé, le numéro deviendra “1”, et ainsi de suite jusqu’à “3” puisqu’il y a trois niveaux de relances.

Toute facture possède une date de création et une date d’échéance.

Habituellement, en vente au comptoir, la date date d’échéance est la même que la date de la facture.
Donc si cette facture n’est pas réglée, elle devient “impayée” dès le lendemain, c’est à dire le jour suivant la date d’échéance.

Nous allons donc renseigner seulement deux critères, et désactiver les autres :

• premier critère : indiquer la date du 31 janvier après le libellé : « Dont la date d’échéance de la facture est inférieur ou égale à ».
• second critère : cocher la case « Uniquement les factures réalisées depuis le… », et saisir la date du 1er janvier.
• décocher tous les autres critères.
• vider le champ “Type client”.

Pour finir, cliquer sur le bouton bleu “Voir la listes des factures impayées”.

Nous allons ici uniquement observer comment lancer l’ordre d’impression des courriers de relances. La description des modèles de courriers à adapter est faîte dans le chapitre suivant.

Après avoir affiché la liste des factures impayées avec le bouton bleu, donner l’ordre d’impression en cliquant sur le bouton vert “Imprimer les relances”.
Une fenêtre s’ouvre et vous propose d’imprimer soit la totalité de la liste, soit uniquement les impayés sélectionnés.

Cliquer ici pour apprendre à sélectionner plusieurs lignes dans une grille.

Le logiciel vous propose aussi de cocher (ou pas) l’option “Imprimer une seule relance par client”.
L’objectif est de n’imprimer qu’un seul courrier pour plusieurs factures impayées d’un même client.
Le courrier comportera alors un récapitulatif des factures impayées.
Cette option est possible si vous avez correctement paramétré les modèles de courriers pour ce type de regroupement de factures impayées au sein d’une même lettre de relance (lire le chapitre suivant).

Chaque lettre de relance peut être suivie de la (des) facture(s) impayée(s).
Cocher la case “Faire suivre chaque relance de la facture non soldée” si vous le souhaitez.

L’envoie des courriers de relances d’impayés se fait graduellement en utilisant 3 modèles dont les contenus sont de plus en plus sévères.
Cette sévérité est laissée à votre appréciation. Vous êtes libre du contenu de ces courriers. A vous de juger de l’insistance pour réclamer votre dû.

A delà de ces 3 courriers, sans nul doute faudra-t’il passer à une autre méthode pour récupérer un impayé…

Vous pouvez souhaiter imprimer :

• soit une lettre de relance par facture impayée.
• soit une lettre de relance récapitulant plusieurs factures impayées d’un même client.

Tout se trouve résumé en cliquant sur le bouton orange “Paramétrer les courriers à imprimer”.
A vous de préciser les noms des modèles de courriers à imprimer pour les relances.

Nous ne parlerons que des modèles de courriers réalisés avec le traitement de texte gratuit “OpenOffice”.
L’ancienne méthode consistant à préparer ces modèles de courriers sous forme de “modèle d’impression” géré par VetoPartner ne sera pas abordé car elle est devenu obsolète pour ce type d’objectif.

Les modèles de courriers sont eux-même rangés dans la bibliothèques des “Modèles de courriers de correspondances” qui se trouve dans le menu “Bibliothèques”.

VetoPartner est livré avec 6 modèles de courriers prêts à l’emploi.
Ils sont nommés dans la bibliothèque comme ceci :

• “Lettre_relance[niveau de relance]pour_une_facture_impayée”
• “Lettre_relance[niveau de relance]pour_une_plusieurs_factures_impayées”

A vous d’adapter éventuellement le contenu de ces lettres.

Les champs de fusion pour le traitement de texte sont listés en cliquant sur cette page.

La façon d’utiliser les champs du fusion dans le traitement de texte est expliqué en cliquant ici.

Il existe une vidéo qui vous montre tout cela en quelques minutes : cliquer ici.
Choisir la vidéo nommée “Comment créer un modèle de compte-rendu, de courrier, de conseil ou de formulaire avec OpenOffice ?”.

Comme d’habitude, un clic-droit sur la grille vous donne plusieurs possibilité.

• “Exporter la liste des impayés dans Open-office” : vous permet d’exploiter cette liste dans une tableau “type Excel”.
• “Exporter au format texte” : idem, mais exploitable avec tous les tableurs
• ”Voir/modifier la facture” : sans commentaire
• ”Voir/modifier les notes sur cette facture” : pratique pour annoter la facture impayée et préciser là où vous en êtes avec le client
• ”Changer le n°de relance sélectionné” : permet de modifier le niveau de relance (0, 1, 2 ou 3) par exemple en cas d’erreur
• ”Décrémenter le n° de relance des factures sélectionnés”: permet d’aller vite en revenant en arrière pour tout une série de factures, notamment en cas d’erreur de manipulation.
• ”Voir le détail de ce compte client” : affiche le compte de ce client tel qu’il est visible habituellement dans le répertoire des clients.

Pour ne plus encombrer la liste avec des factures irrécouvrables, l'astuce consiste à indiquer un nombre de relances égal à 10.
Pour cela, faire “clic-droit/Changer le n° de relance des factures sélectionnées”, puis indiquer “10” (la date importe peu dans ce cas).

Ensuite, cocher la case “Masquer irrécouvrables” dans les filtres, puis bouton bleu pour voir rafraîchir la liste.

Vous pourrez donc à l'avenir faire réapparaître ces factures irrécouvrables en décochant ce filtre.

Les impayés (factures) ne doivent pas être supprimées (idem pour les avoirs).

Éventuellement, si il n’y a aucun encaissement lié, il est possible de déplacer ces factures dans un compte client dédié à l’hébergement de ces impayés. Mais une dette émise l’est « à vie ».

En réalité, c’est une question d’exercice fiscal :

• Si la facture impayée est dans un précédent exercice fiscal, alors c’est trop tard. Elle restera à vie.
• Si la facture impayée est dans l’exercice fiscal en cours, alors une astuce consiste à créer un avoir du même montant, puis on encaisse la facture et l’avoir avec un encaissement à zéro euro. Les deux s’annulent, et tout va bien.