Ce paramétrage est à réaliser depuis le menu “Configuration/Mes préférences” (connectez-vous au préalable sur le site à paramétrer si vous en avez plusieurs). Cliquer sur le bouton “Compte de messagerie (email) de la clinique”.

Je vous conseille de cocher la case rose “Même compte pour ce site et tous ses utilisateurs”.
Sinon, il faudra prévoir un paramétrage par utilisateur et cela risque d'être très long et source d'erreur.

Par défaut, il faut toujours utiliser utiliser le serveur de messagerie (SMTP) de la société qui gère votre nom de domaine.

Dans tous les cas, rechercher le paramétrage à utilisé qui vous a été communiqué par la société auprès de laquelle vous avez obtenu votre adresse email.
Retrouvez les documents de votre abonnement qui précisent les paramètres pour pouvoir envoyer des emails (nom du serveur SMTP, numéro de port, SLL, codes d'authentification).

Désormais, les port SMTP est très souvent le 587, avec authentification SSL obligatoire.

L'authentification SSL utilise généralement comme login l'adresse email expéditeur.
Vous seul pouvez connaître le mot de passe lié.

Certaines plateformes téléphoniques ont une astuce pour vous faire croire que le problème ne vient pas d'eux.

Voici comment ils procèdent :
Ils vous demandent d'ouvrir votre navigateur Internet, et de saisir l'adresse de leur site Internet pour vous diriger vers leur “Web-Messagerie”. Et là, ils vous demandent d'envoyer un email. Ho miracle, ça marche ! Merci, au revoir.

Mais ce n'est pas du tout ce qu'on leur demande !!!
Passer par la Web-messagerie n'a aucun rapport avec le fait de configurer un logiciel de messagerie.
Forcément que ça marche toujours depuis la Web-messagerie puisque vous êtes authentifié depuis le départ, et que tout ce que vous faîtes dans votre navigateur ensuite est comme si vous étiez dans leurs locaux…

Il faut clairement leur expliquer que vous essayez d'envoyer des emails depuis un logiciel qui a besoin de connaître le paramétrage de leur serveur SMTP. Si la personne ne sais pas vous répondre, alors c'est la preuve que vous avez au bout du fil un technicien “niveau 1” (malheureusement bientôt un robot puisque c'est de la lecture de catalogues que font généralement ces personnes). Donc faîtes le nécessaire pour qu'on vous passe une personne compétente (au moins un niveau 2). Bon courage.

Il vous faudra sans doute préciser les adresses de serveurs DNS de votre fournisseur ADSL.
Parlez-en à votre informaticien.

Pour Orange, les DNS possibles sont : 193.252.19.3 et 193.252.19.4

• adresse expéditeur chez GMail
• smtp.gmail.com
• port 587
• cocher authentification SSL
• renseigner le login (= la même adresse expéditeur chez GMail)
• renseigner le mot de passe (celui utiliser pour vous authentifier sur GMail) (*)

(*) ATTENTION : désormais, le mot de passe à indiquer n'est pas celui lié à votre compte GMAIL.
C'est un autre mot de passe spécifique…

Cliquer ici voir voir la procédure à suivre depuis le 31 mai 2022.

Assurez-vous que la double authentification de votre compte Google est désactivée.
Cette double authentification est quelque fois activée par Google sans votre accord.
Il est possible de la laisser activée, mais dans ce cas, le paramétrage imposé par Google nécessite une validation au niveau de chaque ordinateur de la clinique pour que chaque machine devienne une “machine de confiance” aux yeux de Google. C'est possible, mais plus long et il y a un risque d'oublier une machine qui serait donc non autorisée par Google. Délicat de trouver ensuite la machine qui pose problème si il y a beaucoup d'ordinateurs dans la clinique…et obligation de penser à suivre le protocole de Google à l'avenir à chaque changement de machine.
Donc pour rester simple, nous conseillons la désactivation la double authentification.

Penser aussi à autoriser les mails depuis des logiciels tiers sur votre compte GMAIL :
Pour cela, connectez-vous sur votre compte gmail.com, puis rendez-vous sur l'adresse : https://www.google.com/settings/security/lesssecureapps
Cocher la case pour donner l'autorisation.

Condition : être abonné à Microsoft Office 365.

• adresse expéditeur chez Hotmail.fr
• smtp.office365.com
• port 587
• cocher SSL
• cocher authentification
• renseigner le login (= votre adresse email se terminant par Hotmail.fr)
• renseigner le mot de passe (le mot de passe de votre adresse email chez Hotmail.fr)
• ne pas cocher la case “Méthode”.

Les serveurs SMTP des opérateurs comme Orange, Free, SFR, etc sont de très mauvaise qualité (de plus en plus de mauvaise qualité).

Cela fait plusieurs années que nous avons abandonné leur utilisation.
Depuis longtemps, nous passons par « MailJet » pour quelques euros par mois.

J’avais prédit que ces opérateurs s’intéresseraient à l’avenir de moins en moins aux emails parce que cela ne fait que leur coûter de l’argent.

“MailJet” coûte quelques euros par mois, mais le pourcentage de délivrance des emails est quasiment de 100%.
La formule gratuite limite le nombre d'emails par jour, donc attention si vous réalisez des e-mailing.

Il y a quelques années, nous utilisions les solutions SMTP traditionnelles.
Mais désormais, nous utilisons MailJet pour nos automates qui envoient notamment chaque jour des milliers d'emails de confirmations et de rappels des rendez-vous par Internet.

Nous sommes ravis de ce prestataire.

Il est impossible de maîtriser le logiciel antispam du destinataire. Mais nous constatons que le nombre d'emails délivrés a immédiatement augmenté en passant par MailJet.

Dans tous les cas, et dans tous les domaines, ne perdez pas de temps à chercher la perfection.
Le 100% parfait n'existe pas. Nulle part. Dans aucun domaine. C'est d'ailleurs une pathologie embêtante qui mérite d'être soignée :)

1. Abonnez-vous chez MailJet : https://fr.mailjet.com
   
   
2. Il faudra que l’adresse email expéditeur soit authentifiée chez MailJet.
   C’est-à-dire qu’il y a un protocole à suivre sur le site de MailJet pour qu’ils vérifient que l’adresse email d’expéditeur vous appartient. Il vous sera peut-être nécessaire de demander à votre informaticien de vous aider, parce que en fonction du domaine Internet auquel est lié votre adresse email, la procédure peut parraître un peu technique. Mais elle se fait très rapidement.
   
   
3. Au niveau de VetoPartner, une fois ces 2 étapes validées,
   voici le paramétrage à indiquer conformément à ce qu'explique MailJet :
   
   
   • EMail expéditeur : la vôtre
   • SMTP : <indiquer le serveur SMTP précisé sur votre compte MailJet (exemple “in.mailjet.com”, ou “in-v3.mailjet.com”)
   • port : 587
   • cocher SSL
   • cocher la demande d'authentification
   • login : indiquer le code “Utilisateur (Clé API)” de MailJet
   • password : indiquer le “Mot de passe (Clé secrète)” de MailJet

C'est tout ! Fini les limitations imposées par votre fournisseur d'accès à Internet lorsque vous envoyez un emailing trop important.

Il existe une solution astucieuse.
Cette solution nécessite de disposer d'une adresse email qui va recevoir en copie cachée tous les emails qui sortiront de VetoPartner.

Vous pouvez créer en quelques secondes une adresse email par exemple chez GMail, ou auprès de votre fournisseur d'accès à Internet.
Nous déconseillons ce second choix, parce que si vous changez d'opérateur Internet, vous perdrez cette adresse email.

Méthode pour paramétrer cette solution de vérification :

1. Menu « Configuration/Mes préférences »
2. Bouton vert « Compte de messagerie ».
3. En bas à gauche de la boite, saisir une adresse email dans le champ « Je souhaite qu’un copie soit envoyée à cette adresse ».

Vous ne pouvez pas le savoir.
De la même manière que lorsque vous déposez une enveloppe dans la boîte de La Poste, vous ne savez pas si cette lettre arrivera à destination, ni si elle sera lue.

Pour les emails, c'est pareil.
Il existe des systèmes d'accusés réception, mais ils ne fonctionnent pas dans toutes les messageries. Donc aucune fiabilité.
Et même si ce système est activé dans la messagerie de votre destinataire, la personne est normalement invitée à confirmer l'accusé de réception.

Personnellement, j'avoue toujours répondre négativement à un accusé de réception parce que je déteste cette forme de contrôle de ce que je fais. C'est une interprétation personnelle du principe d'accusé-réception, mais je n'aime pas donner d'information sur “quand je fait quoi”. Pour tout dire, je préfère un environnement de confiance plutôt que de contrôle. C'est plus facile à vivre.

Autre soucis pour les emails : les messageries “poubelles” remplies de publicités, et dans lesquelles beaucoup d'emails passent dans les SPAM (courriers indésirables), donc ne sont pas vus. En tant qu'expéditeur d'un email, on ne peut pas contrôler le comportement de la boîte de réception du destinataire.

Conseil n°1 : avoir une copie cachée de tous les emails qui sont envoyés depuis VetoPartner :
lire le paragraphe qui se trouve juste au dessus : “Comment vérifier si VetoPartner envoie bien mes emails ?”

Conseil n°2 : arrêter de passer par le serveur SMTP de votre opérateur :
pour savoir comment faire, lire le paragraphe un peu au dessus, intitulé Solution idéale : passer par MailJet

Ce qu'on oublie trop souvent à propos des pièces jointes : il existe une limite pour la taille des pièces jointes (si il y a plusieurs pièces jointes, c'est l'addition des tailles des pièces jointes qui compte). Un email avec un volume de pièces jointes trop important n'arrivera jamais.
Cette limite ne dépend ni de vous, ni de VetoPartner. Elle dépend de la société qui gère le serveur de messagerie de votre destinataire. Par exemple si c'est une adresse email qui se termine par “@gmail.com”, alors c'est “Google”. Si c'est une adresse email qui se termine par “@orange.fr”, alors c'est “Orange”.
Ne nous demandez pas quelle est cette limite. Cela varie d'une société à l'autre…
Des pièces jointes avec certaines extensions du genre “.EXE” sont généralement supprimées ou “dégagées” par la messagerie de votre destinataire car potentiellement dangereuses. C'est aussi le cas très souvent pour les documents Word (“.DOC”, “.DOCX”), Excel (“.XLS”), “.XLSX”, “.ODT”) qui sont potentiellement dangereuse car susceptibles de transporter un virus dans leurs macros. C'est pourquoi VetoPartner transforme les fichiers à envoyer dans le format PDF, lorsque c'est possible, pour éviter ce risque.

Ce qu'il faut admettre/comprendre : ce n'est pas VetoPartner qui envoie vos emails !!!
C'est le serveur SMTP que vous avez paramétré.
Et encore…ce serveur SMTP n'est que le premier relais d'une longue liste de machines avant que votre email arrive à son destinataire.
VetoPartner ne fait que donner un ordre à ce serveur SMTP.
Tout comme vous déposez une enveloppe dans la boîte aux lettres de La Poste.
Ce qui arrive ensuite à vos courriers papiers ne dépend pas de vous.
Ce qui arrive ensuite à vos emails ne dépend pas de VetoPartner.

La vitesse d'envoi des emails ne dépend pas de VetoPartner.
En lisant le paragraphe précédent (“section “Ce qu'il faut admettre/comprendre”), vous savez désormais que vous êtes totalement dépendant du serveur SMTP que vous utilisez.

Que vous ayez la fibre, le satellite, ou que vous ayez creusé votre propre tranchée pour y déposer votre propre énorme câble jusqu'à ce serveur SMTP : rien n'y changera. C'est la disponibilité de ce serveur qui détermine la vitesse d'envoi.

Ce n'est pas un hasard si il y a plusieurs comptes de messageries possibles.

Il y a plusieurs endroits dans lesquels configurer le compte de messagerie :

1. Au niveau des coordonnées de la clinique (menu « Configuration/Mes préférences/Cliniques du groupe/Coordonnées des sites », puis bouton orange)
2. Au niveau de chaque compte utilisateur (menu « VetoPartner/Administration des utilisateurs »).

• Le compte de messagerie au niveau de la clinique est utilisé pour l’envoi des relances par email, car c’est la clinique qui « parle » au client, mais pas un utilisateur en particulier
• Pour tous les autres messages email « de correspondance », c’est un être humain (utilisateur) qui parle au client.

Dans la majorité des cliniques, la même adresse email « expéditeur » est utilisée pour la clinique et pour les utilisateurs.

Depuis la version 173 de VetoPartner, si vous faîtes partie de cette majorité de cliniques, il suffit que la case rose “Même compte pour ce site et tous ses utilisateurs” soit cochée ici : menu “Configuration/Mes préférences”, puis bouton vert “Compte de messagerie”.

Cette case simplifie tout.

Mais dans certaines cliniques, chaque utilisateur possède une adresse email « expéditeur » différente de celle de la clinique.
De cette manière, il y en a pour tous les goûts.