Une relance peut être envoyée par lettre ou carte, par email et par SMS.
A vous de choisir sous quelle forme vous souhaitez contacter vos clients, en fonction de la nature du message.

Un propriétaire peut être contacté au maximum 6 fois.

• 3 fois avant la date de la relance (1 email, une lettre, 1 SMS)
• 3 fois après la date si le client n'a pas réagi (1 email, une lettre, 1 SMS)

Ces 6 courriers ne sont pas obligatoires.
On peut choisir par exemple de ne jamais contacter les clients par SMS.
Ou encore de n'envoyer les relances de suivi diététique que par email, et les relances d'évaluation comportementale que par lettre et par SMS.

Certains vétérinaires décident de ne jamais envoyer de second courrier si la date de la relance est dépassée et si le client ne réagit pas.

Dans la pratique, VetoPartner envoie les courriers (email ou carte ou SMS) au bon moment (on n'a pas besoin de réfléchir) et continue tant que le client n'a pas réagi. Si le client téléphone à la clinique pour prendre rendez-vous pour le vaccin, il suffira de cocher un case pour que VetoPartner interrompe l'envoi des courriers.

Le client peut être contacté par email, par lettre (ou carte) et par SMS.
Le bon sens nous fait dire qu'on ne va pas contacter le client le même jour avec ces 3 méthodes !
On va échelonner les courriers. La méthode sera la même pour tout le monde.
Voici l'ordre d'envoi que nous vous conseillons dans le cadre d'une relance d'un acte pour lequel on souhaite que le client revienne à la clinique (un vaccin, par exemple) :

L'idée est de commencer par envoyer un email au client.
Si le client ne possède pas d'email, rien ne se passe.
On attend que le client réagisse. Au bout de quelques jours, s'il n'y a eu aucune réaction de la part du client, on envoie une lettre.
Si le client ne réagit toujours pas, on peut encore essayer de le contacter par SMS (si le client possède un numéro de téléphone portable).

Beaucoup de cliniques s'arrêtent là si le client ne réagit pas.
Tant pis. Le temps passe, et la date de la relance approche à grands pas. Ce client est perdu, à moins qu'il ne revienne spontanément à la clinique, ou qu'il se souvienne du vaccin à refaire cette année.

Il est possible d'envoyer un SMS, un email, et/ou une seconde carte.
Si vous souhaitez communiquer par SMS, il peut être bon de commencer par recontacter le client par cette méthode.
Sinon n'hésitez pas envoyer aussi très rapidement un email. C'est gratuit.
Un seconde carte peut attendre quelques jours et le texte du courrier peut être différent.

Le paramétrage des périodes d'envois est expliqué dans ce chapitre : frequence_envoie_relances