En dessous de l’adresse du client se trouvent tout une série de champs qu’il n’est pas obligatoire de saisir. Il est d’ailleurs très probable que vous n’aillez jamais besoin de certains champs. D’une clinique à l’autre, les besoins ne sont pas les mêmes.
Mon conseil : masquer les champs qui ne vous sont jamais utiles, et réordonnées ceux qui restent par ordre d’importance. Pour cela, faire “clic-droit/Voir plus ou moins de champs”.
La partie droite de l’écran permet d’ajouter des liens entre le client et le vétérinaire qui le réfère, ou entre le client et un vétérinaire traitant, un autre client de la base, etc.
Pour ajouter un lien, cliquer sur le bouton bleu “Ajouter un lien”, puis sélectionner le type de personne :
Si vous choisissez un autre client du répertoire, ce même lien se visible dans la fiche de ce client.
Vous pouvez alors préciser le type de lien : sa sœur, son frère, un ami… et indiquer des notes. C’est très utile pour préciser par exemple que ce client a été “apporté” par tel autre client, et ainsi pouvoir remercier cet autre client lorsqu’il reviendra à la clinique (et noter que vous l’avez remercié).
Important : les liens ne sont pas visibles si votre écran est trop petit. Mais cela devient désormais exceptionnel de trouver de très petits écrans (plus exactement de très petites “résolutions” écrans) dans les cliniques. Pas assez de place sur les petits écrans…
Les adresses email : Une adresse email est par principe toujours écrite en minuscules. Certaines personnes écrivent les adresses emails à la main en majuscules pour des raisons de relecture. Les logiciels de messageries acceptent les minuscules et les majuscules, il n'y a pas de différence.
Pays : laisser vide par défaut. VetoPartner comprend alors que le pays du propriétaire est le même que celui de l’adresse de la clinique (menu “Configuration/Mes préférences”, puis bouton orange “Coordonnées de la clinique”). Pour un client étranger, préciser dans ce champ cet autre pays.
Les numéros de téléphone : la façon de saisir les numéros de téléphones est très importante pour le bon fonctionnement des SMS.
* toujours saisir le n° de portable principal dans le champ "Portable". * toujours saisir les n° de téléphone nationaux (même pays que la clinique) dans le format national. * toujours saisir les n° de téléphone internationaux dans le format international * si l'adresse postale correspond à un pays étranger, préciser le nom de cet autre pays dans le champ "Pays".
La façon de saisir les n° de téléphones internationaux est expliquée en cliquant ici.
La case “Adresse courrier” : cette case est par défaut cochée. Si elle est décochée, l’adresse devient grisée. Cela veut dire que plus aucun courrier papier ne pourra être imprimé par VetoPartner.
N.P.A.I : signification : N'habite Pas à l'Adresse Indiquée. Si vous précisez que l’adresse du client est mauvaise, alors plus aucun courrier papier ne pourra être imprimé par VetoPartner.
LR : cocher pour indiquer “Liste rouge”.
Vétérinaire : habituellement utilisé pour préciser le nom du vétérinaire a=qui s’occupe habituellement du propriétaire.
Couleur: donne discrètement le “ton” sur le client. Par exemple du rouge pour un mauvais payeur, du vert pour un très bon client. A vous de définir au sein de la clinique une convention pour les couleurs utilisées.
Je vous conseille de paramétrer les couleurs habituelles depuis le menu “Configuration/Mes préférences/Clients/Couleurs”.
Client vu en garde : préciser “Oui” si c’est le cas.
Client de : préciser le nom du vétérinaire à qui “appartient” ce client vu en garde. Il sera très rapide de lister dans le répertoire clients toutes les personnes vues en garde les jours précédents et d'envoyer un courrier à vos confrères.
Pour cela, depuis le répertoire des clients, cliquer sur la liste de filtres à gauche du champ de recherche sur le nom du client, et choisir dans la liste “Vu en garde”.
Catégorie : par exemple : mauvais payeur, à éviter, visite domicile, ou tout ce que vous voulez … (voir le menu “Configuration/Mes préférences/Clients/Catégorie”).
Origine : par exemple le nom du confrère à qui vous avez “piqué” ce client ( ! ) (voir le menu “Configuration/Mes préférences/Clients/Origine”).
Type : Particulier / SPA / Éleveur (voir le menu “Configuration/Mes préférences/Clients/Type”).
Langue : intéressant pour les cliniques frontalières. Permet ensuite de faire fonctionner correctement les modèles de relances de vaccins (par exemple) qui sont paramétrés en fonction de la langue du propriétaire.
Email pro : noter ici la seconde adresse email du client. Tous les envois par emails sont alors doublés sur cette adresse.
Contentieux : permet de colorer en rouge ce client dans le répertoire. C’est tout. Histoire de bien le repérer. Si vous préférez, vous pouvez aussi le repérer par une couleur (voir le champ “Couleur”).
Abonné à la newsletter : si vous indiquez “ OUI ”, il vous sera possible de faire un mailing à cette ce groupe de clients : menu “Clinique/Faire un mailing”.
N° de cheptel : RAS
Date dernier bilan sanitaire : RAS
N° de compte : ce champ est très particulier. Il est automatiquement rempli par un n° de compte unique lorsque vous créez un client, au moment de son premier enregistrement, à condition qu’une option soit paramétré dans VetoPartner : menu “Configuration/Mes préférences/Les inclassables/n°62”. Ce n° de compte généré automatiquement est alors utilisé par le module d’exportation de la comptabilité.
Groupes 1 à 5 : saisir des libellés que vous aurez idéalement normalisés pour “ranger” vos clients dans des “groupes”. Vous pourrez ensuite réaliser des statistiques sur ces groupes de clients. Je vous conseille de commencer par normaliser ces libellés depuis le menu “Configuration/Mes préférences/Clients/Groupe”.
SIRET : RAS
Résidence secondaire : préciser “OUI” si le client possède une seconde adresse. Dans ce cas, deux petits onglets apparaissent en dessous de l’adresse du client : “Adresse” et “Résidence secondaire”. Le bon emploi de la case “Adresse courrier” est alors important pour que le logiciel sache vers quelle adresse “router” le courrier. Voir l’explication un peu plus haut sur cette case “Adresse courrier”.
Notes sur le client (!!) : vous les retrouverez aussi dans le dossier médical de l’animal, et en bas à droite du répertoire client, pour ce même client sélectionné.
Les notes du client ne sont pas visibles dans la fiche identité du client si votre écran est trop petit. Mais cela devient désormais exceptionnel de trouver de très petits écrans (plus exactement de très petites “résolutions” écrans) dans les cliniques. Donc pour ajouter des notes associés au client lorsqu’on dispose d’un très petit écran : les saisir soit depuis le répertoire client, en bas à droite de l’écran (cliquer sur le bouton bleu “Notes client”), soit les saisir dans la première fiches “Notes, traitements, antécédents” du dossier médical d’un des animaux de ce client.
Lorsqu’il y a des notes dans la fiche du client, deux points d’exclamation s’affichent dans le répertoire client, à gauche de l’écran. C’est juste une indication visuelle pour repérer qu’il y a des notes.
Objectif : les propriétaires ne transmettent pas toujours les changements de coordonnées (déménagement, nouvelle adresse email, nouveau téléphone portable…).
Les emails et les numéros de téléphones portables sont des données volatiles.
VetoPartner va donc vous indiquer si le moment est venu de valider les coordonnées du client lorsqu'il se présentera à la clinique.
Vous avez sans doute remarqué la puce jaune (
) devant certain client dans le répertoire ?
Cette puce vous indique qu’il faudra valider les coordonnées de ce client la prochaine fois qu’il viendra à la clinique.
Méthode lorsque la puce jaune est visible : ouvrir la fiche de ce client, et valider (avec le client présent devant vous) ses coordonnées, téléphones, adresses emails. Pour finir, cliquer sur le gros bouton jaune “J'ai validé l’adresse, téléphone, emails”. La puce jaune disparaît.
Fonctionnement : la puce jaune réapparaîtra automatiquement dans quelques mois, pour vous demander de revalider les coordonnées. La fréquence de réapparition est définie depuis le menu “Configuration/Mes préférences/Les inclassables/n°56”.
La couleur se change dans la fiche identité du client, sous l’adresse email, dans la liste de paramètres (champ nommé « Couleur »).
Si vous pensez utiliser toujours le même jeu de couleurs, alors je vous conseille de préparer cette liste de couleurs pour ne plus avoir ensuite qu’à choisir. A vous de définir au sein de la clinique une convention pour les couleurs utilisées. Je vous conseille de paramétrer les couleurs habituelles depuis le menu “Configuration/Mes préférences/Clients/Couleurs”.