Objectifs :

1. construire un tableau de bord de surveillance des ventes.
2. mémoriser des modèles de tableaux de bords de surveillance.
3. permettre l'envoi automatique des résultats de ces tableaux de bords par email : idéal pour les personnes en charge du pilotage de cliniques.

Pour accéder à ce module, ouvrir le menu “Ventes & management/Analyse des ventes”.

Un tableau de bord d'analyse des ventes correspond à une série d'éléments qu'on souhaite surveiller à une fréquence donnée.

Exemple :
“Je souhaite surveiller chaque mois les ventes d'API/APE, ainsi que l'évolution des ventes des aliments.”

Chaque être humain étant différent, ce module permet de construire ses tableaux de bord à sa guise.
Il suffira de définir ce qu'on souhaite surveiller (actes et/ou produits), ainsi que la période.
Idéalement, les dates ne seront pas précisées. Il sera préférable d'indiquer que la recherche doit se faire par exemple “le mois dernier”.
Cela permettra, si on créé ensuite un tableau de bord, de travailler sur des périodes glissantes.

Les résultats de l'analyse pourront être :

• envoyés par emails ponctuellement
• envoyés par email automatiquement à une fréquence donnée
• exportés dans un fichier qui pourra être ouvert avec le tableur de votre choix (Excel, OpenOffice, …)

Les modèles tableaux de bords pourront être importés ou exportés pour être donnés à d'autres vétérinaires.

Voici la méthode :

1. Définir ce qu'on souhaite analyser (l'informatique commence souvent par un bout de papier… )
2. Indiquer le type d'article pour lequel on cherche le nombre de ventes (étapes 1 et 2):
   • un produit
   • un ensemble de produits
     • par classe thérapeutique
     • par famille (seulement si la centrale renseigne cette information dans son tarif. Plus d'explications en cliquant ici)
     • par laboratoire
     • par catégorie (médicament, alimentation, matériel, divers : ce sont les centrales qui imposent ces 4 catégories)
     • par centrale
   • un honoraire
   • une catégorie d'honoraires
   • un ensemble d'honoraires
3. Préciser la période à analyser (étape 3)
4. Indiquer si les données doivent être cumulées par semaine, mois ou années, et si vous souhaitez voir le chiffre d'affaire réalisé en plus du nombre de ventes
5. Cliquer sur le bouton vert “voir les résultats”.

Si il y avait déjà des résultats affichés dans la partie principale de l'écran, vous pouvez les retirer en cliquant sur le bouton “Vider”.

VetoPartner fera la distinction entre les produits entiers et les produits déconditionnés.
Dans la mesure du possible, les boîtes seront reconstituées afin de simplifier la lecture.
Par exemple : si on a vendu 123 comprimés de MILBEMAX conditionné en boîtes de 50 comprimés, VetoPartner indiquera que vous avez vendu 2 boîtes entières et 23 comprimés, même si vous avez vendu la totalité par comprimé.

Pourquoi faire cela ?
Tout simplement pour ne pas avoir à reconstruire son analyse à chaque fois.

Cliquer sur le bouton jaune “Enregistrer comme modèle de tableau de bord” .
Il vous reste à donner un nom à ce modèle.

La liste des modèles de tableaux de bord se trouve dans l'onglet “Tableaux de bord”.

Ouvrir l'onglet “Tableaux de bord”.

• Double-cliquer sur le modèle souhaité,
• ou sélectionner un modèle puis cliquer sur le bouton “Voir les résultats”.

Les résultats s'affichent dans le tableau.

Si des résultats sont déjà présent, VetoPartner vous demande si vous souhaitez ajouter les nouveaux résultats à la suite. Sinon, le tableau sera initialement vidé.

Faire “clic-droit/Renommer” sur le nom du modèle de tableau de bord.

Faire “clic-droit/Supprimer” sur le nom du modèle de tableau de bord.

Faire “clic-droit/Importer (ou exporter)“ sur le nom du modèle de tableau de bord.
Ces options permettent de de transmettre vos modèles à d'autres vétérinaires.

Une fois les résultats obtenus, vous pouvez cliquer sur le bouton orange “Exporter dans un fichier” .

Un nom de fichier vous sera demandé. L'enregistrement se fera au format texte (TXT) que vous pouvez bien sûr ouvrir avec le tableur de votre choix (ou y coller le contenu du fichier exporté).

Cliquer sur le bouton orange “Envoyer par email”.

VetoPartner vous demande de sélectionne un modèle d'email (idéal pour ne par réinventer la roue…).
Sinon, cliquer en bas à gauche de la boîte sur le bouton “Courrier vierge”.

L'éditeur d'email s'ouvre dans une fenêtre.
Les résultats sont déjà en pièce jointe dans un fichier nommé “analyse_ventes.txt”.

Les personnes en charge du pilotage de cliniques vétérinaires sont régulièrement confrontées à un problème de récupération régulière des données d'analyse.
Il leur faut par exemple récupérer les données chaque début de mois. Sauf à le noter dans son planning, les oublis sont fréquents.

Avec ce module, plus d'oubli possible.
VetoPartner pensera régulièrement à faire ce travail.
Nous allons automatiser l'envoi des résultats d'analyses des ventes par email.

1. Ouvrir l'onglet “Tableaux de bord”.
2. Sélectionner un modèle de tableau de bord.
3. Cliquer sur le bouton bleu “Programmer l'envoi automatique et régulier de ce tableau de bord par email”.

Une fenêtre s'ouvre.
Elle propose la liste des programmations d'envois automatiques.

Cliquer sur le bouton jaune “Ajouter”.

Une boîte de programmation propose de définir :

1. le jour du mois pour le déclenchement automatique de l'envoi.
2. la liste des adresses emails des destinataires (une adresse email par ligne).
3. le nom de l'ordinateur qui exécutera cet ordre (idéalement une des machines du réseau allumée le plus souvent, et connecté à Internet).
4. le moment où l'action sera exécutée :
   • soit au moment où le premier utilisateur se connectera à VetoPartner ce jour là.
   • soit au moment de la première déconnexion d'un utilisateur ce jour là.

Note : le moment de l'exécution de l'action n'est pas lié à un heure précise car il est difficile de prévoir ce que feront les utilisateurs à ce moment là.