Les principaux avantages de ce nouveau module pour faire une mailing sont :

• Historique des mailings envoyés, avec clonage des listes.
• Pas de blocage de la machine pendant l'envoi du mailing.
• L'envoi se fait en arrière-plan, sans gêner l'utilisation de VetoPartner.
• Si le logiciel est fermé sur la machine qui fait l'envoi du mailing, une autre machine du réseau prend le relais dans la minute qui suit.
• Possibilité d'interrompre l'envoi quand on veut, et de le reprendre à tout moment.
• Le principe des critères de sélection a été conservé parce qu'il répond bien aux objectifs.
• Possibilité d'envoyer un mailing très rapidement en “copie cachée invisible (CCi)”, uniquement possible pour les mailings non personnalisés (sans champ de fusion) : très pratique pour prévenir rapidement d'une fermeture exceptionnelle.
• On dispose “en général” (sans garantie) d'un retour d'erreur en cas de non distribution d'un EMAIL ou d'un SMS.
• Le retour d'erreur lorsqu'il est disponible est affiché. Le module fait plusieurs tentatives d'envoi en cas d'échec, puis abandonne si trop d'échecs.

IMPORTANT à comprendre avant de faire un mailing par EMAIL :
les opérateurs Internet ne veulent plus depuis plusieurs années que vous fassiez de mailing par EMAIL en masse.
Ils ne veulent pas que vous surchargiez leurs serveurs de messagerie.
Donc il faut accepter l'idée de payer pour faire des mailings.
Nous l'expliquons sur le site de VetoPartner depuis plusieurs années.
Passer par exemple par un service comme “Mailjet.com”.

On distingue 2 types de mailings :

• le mailing que je réalise entièrement moi-même
• le mailing réalisé par un prestataire

1. à qui écrire ? (quels sont les destinataires ?)
2. quoi écrire ? (quel modèle de courrier email/sms/papier utiliser ?)

Ouvrir le menu “Clinique/Faire un mailing”.

• soit cliquer sur le bouton “Nouveau mailing” pour commencer un nouveau mailing de zéro,
• ou cliquer sur le bouton “Cloner ce mailing” pour reprendre le même paramétrage des destinataires d'un autre mailing de l'historique.

Donner un nom à ce mailing pour vous y retrouver plus tard dans l'historique (par exemple “Voeux Noël 2021”),
et indiquer idéalement une description.

Ensuite, la boîte de critères de sélection des clients à contacter s'ouvre.

• Cocher la case “Contacter tous les clients” pour aller vite si aucun critère n'est nécessaire
• Sinon, cocher la case “Contacter seulement certain clients”.
  • Glisser les critères qui vous intéressent de la partie gauche de la boîte vers la partie principale (* voir le paragraphe “Quelques explications sur certains critères du module “faire un mailing” un peu plus bas dans cette page pour des explications sur certains critères particuliers).
  • Ajouter si besoin d'autres critères.

TRES IMPORTANT : Cocher la case “Un seul courrier par client” (en bas à gauche de la boîte) si le courrier ne sera pas personnalisé au nom de l'animal.
Sinon, il y aura un courrier par animal. Donc un client avec 3 animaux recevra 3 courriers…

Vous pourrez revenir autant de fois que vous voulez sur ce paramétrage, tant que vous n'aurez pas donné le feu vert pour lancer ce mailing.

Cliquer sur le bouton vert “Envoyer le mailing”.
N'ayez aucune crainte, le mailing ne va pas partir immédiatement. Il reste des points à paramétrer.

Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquer sous quelle forme envoyer le mailing :

• par EMAIL ?
• par SMS ?
• par PAPIER ?

Ensuite, indiquer le nom du modèle de courrier à envoyer.
Donc en toute logique, il faut que ce modèle de courrier soit prêt.

Il faut donc disposer d'un modèle de courrier dans la bibliothèque des modèles de courriers de correspondances.
Cette bibliothèque se trouve dans le menu “Bibliothèque/Modèles de courriers de correspondances”.

Il ne faut pas confondre cette bibliothèque avec celle des modèles de courriers de relances.
VetoPartner distingue ces deux types de courriers par deux bibliothèques différentes.

Voici les chapitre pour apprendre à rédiger des modèles de courrier envoyés par email, lettre et SMS :

Comment créer un modèle de courrier par email ?
Comment créer un modèle de courrier par lettre ?
Comment créer un modèle de courrier par SMS?

Attention à qui vous vous adressez :

Il est probable que vous souhaitiez personnaliser votre courrier :

• soit vous communiquez uniquement au propriétaire (“Bonjour Monsieur UHEL, comment va votre animal ?”).
• soit vous communiquez au propriétaire et à son animal (“Bonjour Monsieur UHEL, comment va TARTUFETTE ?”).

Les explications ci-dessus introduisent la notion de champs personnalisés (champs de fusion) qui permettent de générer des courriers aux noms du propriétaire et éventuellement de son animal. Pour faire simple, les mailings s'adressent généralement uniquement aux propriétaires, sans référence à l'animal. Cela permet de ne pas se soucier des clients avec plusieurs animaux. Un seul courrier leur sera envoyé. Sinon le client recevra autant de courrier qu'il possède d'animaux si on personnalise le document au niveau de l'animal.

Vous êtes normalement dans la boîte “Envoyer le mailing” (après avoir cliqué sur le bouton vert “Envoyer le mailing”).

Si c'est la cas, alors cocher les cases “Ce modèle contient des champs de fusion…”.

Si vous utilisez un modèle d'email qui n'est pas personnalisé, alors VetoPartner peut réaliser un envoi rapide de votre mailing en envoyant les emails par paquets de 50 destinataires, en utilisant la fonction CCi (=copie cachée) des serveurs de messageries. Il y a un petit test rapide à réaliser parce que tous les serveurs de messageries ne le pratiquent pas parfaitement.

• Cliquer sur le bouton “Commencer l'envoi maintenant”,
• ou si vous voulez revenir sur votre paramétrage, cliquer sur le bouton “Envoyer le mailing plus tard”.

Une fois l'ordre de démarrage de l'envoi d'un mailing par EMAIL ou SMS, vous pouvez sortir de ce module et laisser le logiciel faire son travail.
Il n'y a pas de blocage de la machine pendant l'envoi du mailing, contrairement aux anciennes versions du logiciel.
L'envoi se fait en arrière-plan, sans gêner l'utilisation de VetoPartner.
Si le logiciel est fermé sur la machine qui fait l'envoi du mailing, une autre machine du réseau prend le relais dans la minute qui suit.

Vous pouvez cliquer sur le bouton rouge pour interrompre le mailing, et le reprendre plus tard.

Avant de commencer les explications, nous souhaitons attirer votre attention sur la notion de “secret professionnel”.

Nous avons rédigé un article paru dans la “Semaine Vétérinaire” (n°1389 du 22 janvier 2010) pour mettre en garde sur certains aspects trop souvent négligés.
Votre clientèle vous appartient. Confier la réalisation d'un mailing à un prestataire n'est pas sans risque.
Assurez-vous d'obtenir toutes les garanties avant de vous lancer dans cette opération.

Attention aux fichiers clients et au secret professionnel ! Cliquer ici pour lire l'article paru dans la "Semaine Vétérinaire"

Ce chapitre va vous expliquer comment faire lorsqu'un laboratoire vous propose de prendre en charge la réalisation d'un mailing.

Ce laboratoire (peu importe son nom) va vous proposer de lui confier une liste de coordonnées de clients.
Cette liste sera utilisée par un prestataire qui sera en charge d'imprimer des courriers aux noms de vos clients.

Il existe 2 méthodes pour réaliser un tel mailing :

1. soit utiliser le module qui se trouve depuis le menu “Clients/Faire un mailing” créer un mailing et réaliser l'étape de sélection des clients à contacter, puis faire clic-droit sur la liste des clients et choisir l'option “Exporter dans un fichier (EXCEL/CSV/TXT/XML)…“
2. soit se rendre dans le “Répertoire clients, cliquer en haut sur le menu déroulant à coté de “Tous les clients”, et sélectionner une des catégories du menu “Mes groupes de clients”.
   Faire clic-droit sur la liste des clients et choisir l'option “Autres options/Exporter/Exporter les adresses dans un fichier texte”.

Dans les 2 cas, vous obtiendrez un fichier que vous pourrez donner à votre prestataire en le lui envoyant soit par email (en pièce jointe) soit par clé USB.

Créer un groupe de client nommé “Clients canins actifs”. Lien sur la formation en ligne de la création d'un groupe client.

Pour exporter :

• faire clic-droit sur la liste des clients du groupe “Clients canins actifs”.
• prendre l'option “Autres options/Exporter/Exporter les adresses dans un fichier texte”
• donner un nom au fichier

C'est terminé.

Le fichier contiendra les colonnes suivantes : ID, TITRE, NOM, PRENOM, RUE1, RUE2, RUE3, CP, VILLE, TEL, PAYS, EMAILPERSO, EMAILBURO, CONTENTIEUX, SOLDE

Correspond au contenu du “Client de “ de la fiche client.

Sélectionne uniquement les clients dont au moins une consultation pour un des ses animaux existe sur une période donnée.
Notre avis : ce critère ne reflète pas parfaitement les “clients actifs”. Mieux vaut utiliser le critère lié aux factures.

Sélectionne uniquement les clients qui possèdent une facture sur une période donnée.
Peu importe si les factures sont payées ou pas.
Ce critère est idéal pour déterminer la liste des clients actifs.

Les libellés des autres critères sont suffisamment évidents pour en comprendre la signification.

Dans le module “Répertoire clients”, cliquer sur le menu déroulant “Tous les clients” en haut à gauche, et double cliquer sur “Filtres divers”..
Cocher “Voir les clients par chiffre d'affaires”.

Indiquer un période, puis cliquer sur le bouton bleu “Rechercher les clients.
Vous pouvez ensuite trier la liste par chiffre d'affaires en cliquant sur l'en-tête de colonne nommée “C.A.”.

Cette liste peut ensuite être imprimée ou exportée vers un autre logiciel “faire clic-droit sur la liste des clients”.

Il est pratiquement impossible de prévoir une belle interface permettant de filtrer des listes de clients et d'animaux en prévoyant tous les critères possibles et imaginables.
Mais cela ne veux pas dire qu'il n'y a pas de solution !

La méthode consiste à se connecter directement à la base de données.
Rien de bien compliqué. Il faut juste accepter d'y consacrer un peu de temps (le vôtre…pas le nôtre )
Le champ des possibles est alors total.

Ce que vous allez découvrir ici n'est presque jamais disponible dans les autres logiciels, car les autres éditeurs aiment bien ne pas vous accorder trop de libertés.
Avec VetoPartner, nous raisonnons à l'inverse…Disons que nous ne raisonnons pas tout : que chacun reste libre !!!

Voici le lien vers le chapitre (cliquer ici) qui vous mettra sur la voie pour vous connecter à la base de données de VetoPartner.

Et pour en savoir plus sur les requêtes sur la base de données : cliquer ici pour lire ce chapitre.