disponible à partir de la version 194 de VetoPartner.
Certains de vos clients ne viennent pas à leur rendez-vous parce qu’ils l’ont oublié, ou…parce qu’ils n’ont pas téléphoné pour annulé ?
Voici la solution : laisser VetoPartner envoyer automatiquement un EMAIL de rappel du rendez-vous.
La première étape consiste à mettre en place dans VetoPartner la possibilité d’envoyer des EMAILs.
Si ce n’est pas déjà fait, suivre le protocole en cliquant ici.
La seconde étape consiste à paramétrer VetoPartner pour qu’il sache quand envoyer les EMAILs de rappels, et quel texte envoyer.
VetoPartner est en mesure d’envoyer des EMAILs dont le texte peut être différent selon le motif du rendez-vous.
Ouvrir le menu “Bibliothèques/Modèles de courriers de correspondances”.
Créer un (ou plusieurs) modèle(s) d'EMAIL(s) par la méthode habituelle, en utilisant les champs de fusion. Pour un EMAIL, nous vous conseillons de faire un texte le plus court possible, en utilisant un seul champ de fusion : celui de la date et de l’heure du rendez-vous. C’est largement suffisant.
Voici quelques exemples de texte à intégrer dans vos de modèles d'EMAIL que vous pouvez copier/coller :
Les champs de fusion utilisés sont disponibles en cliquant ici.
Pour un EMAIL de rappel de rendez-vous, vous pouvez utiliser les champs de fusions de la catégorie “Client”, “Animal” et “Rendez-vous”.
Exemple :
Faîtes un copier/coller de la première ligne dans un modèle d'EMAIL que vous allez créer dans la bibliothèque de courriers de correspondances.
| Modèle d'EMAIL : | Rappel: vous avez RDV le <RDV_DATE_A> à <RDV_TIME> chez votre vétérinaire. En cas d'impossibilité, merci d'appeler le 01 23 45 67 89 |
|---|---|
| Le client recevra : | Rappel: vous avez RDV le 27 décembre à 11h30 chez votre vétérinaire. En cas d'impossibilité, merci d'appeler le 01 23 45 67 89 |
Les champs de fusion possible pour la date et l'heure du rendez-vous :
| Champ de fusion | Exemple |
|---|---|
| RDV_DATE | 27/12/2015 |
| RDV_DATE_A | vendredi 27 décembre |
| RDV_DATE_B | vendredi 27 décembre 2015 |
| RDV_DATE_C | 27 décembre |
| RDV_DATE_D | 27 décembre 2015 |
| RDV_TIME | 11h30 |
| RDV_DATE_TIME | 27/12/2015 à 11h30 |
Ouvrir le planning et cliquer sur le bouton rose “Rappels de RDV” (en bas à droite de l’écran), puis cliquer sur “Préférences rappels automatiques par EMAIL”.
Activer cette fonctionnalité en cochant la case “Envoyer automatiquement un EMAIL de confirmation du rendez-vous”.
Pas besoin de répéter ici ce qui est expliqué dans cette fenêtre.
En gros, on précise combien de temps avant le rendez-vous il faut envoyer l'EMAIL, et quel texte il faut envoyer.
Ouvrir le planning et cliquer sur le bouton rose “Rappels de RDV” (en bas à droite de l’écran), puis cliquer sur “Préférences rappels automatiques par EMAIL”.
Dans la boîte qui s’ouvre, cliquer sur le bouton rose “Voir la liste des EMAILS envoyés”.
Si votre paramétrage des modèles d'EMAIL en fonction des motifs est complexe, il est possible que certains rendez-vous ne soient pas rappelés. Dans ce cas, à vous d’affiner votre paramétrage.
Evidemment, certains types de rendez-vous ne sont jamais rappelés : les rendez-vous “visiteur” et “personnel”, mais aussi les rendez-vous sans n° de portable.
Par défaut, si vous activez cette fonctionnalité, VetoPartner tentera de rappeler par un EMAIL tous les rendez-vous “clients”.
Il ne s’occupera pas des rendez-vous “visiteur”, ni des rendez-vous “personnel”.
Mais vous pouvez interdire à un rendez-vous d’être rappelé en cochant la case “pas de rappel de ce RDV par SMS/EMAIL” qui se trouve dans la fenêtre d’édition d’un rendez-vous, juste à côté du bouton vert “Ok”.
Ouvrir la fenêtre d’édition de ce rendez-vous et lire juste à gauche du gros bouton vert “Ok”.
Si c’est déjà fait, ce sera indiqué. Sinon, vous trouverez à la place la case “pas de rappel de ce RDV par SMS/EMAIL”.