Registre des stupéfiants

Pour accéder au registre des stupéfiants, ouvrir le menu “Registre / Registre des stupéfiants”.

Nous avons fait le maximum pour automatiser la tenu de ce registre et réduire au minimum les interventions manuelles.
Nous sommes de tout coeur avec vous, et nous compatissons face à cette bureaucratie croissante…

Ce nouveau registre est disponible depuis la version 160 de VetoPartner.

Le registre des stupéfiants fonctionne sur le principe des entrées/sorties.
Une sortie ne peut se faire que si il y a une entrée.

La rédaction dans VetoPartner d’ordonnances “à usage professionnel” permettent de passer les commandes de stupéfiants.

La prescription/délivrance de stupéfiants se fait uniquement par ordonnance.
Le logiciel détectera que vous prescrivez un stupéfiant au moment de l’ajout dans l’ordonnance, et contraindra la sortie de ce produit uniquement selon les disponibilités dans les entrées. Donc pas de risque d’erreur.

La gestion des quantités en entrée/sortie n’a pas de rapport avec la gestion du stock.
C’est un autre niveau de gestion puisque le stock ne s’intéresse qu’à ce qui est vendu.

Il est impossible de supprimer une sortie pour ne pas qu’on puisse accuser le logiciel de permettre des falsifications. En cas d’erreur de saisie, il suffit d’annuler la sortie en précisant la raison. Idem pour la casse/dénaturation/péremption/destruction/vol d’un produit. Les raisons sont volontairement limitées à ces choix encore une fois pour éviter les falsifications.

Chaque événement du registre est horodaté.
Il n’est pas possible de choisir cet horodatage, toujours pour empêcher la falsification du registre. Les astucieux penseront qu’il suffit de changer la date/heure de l’ordinateur. Oui, c’est vrai. Mais comme chaque saisie dans le registre est identité par un numéro qui s’incrémente, alors ce bricolage pourra être repéré

Le registre peut être filtré selon 16 critères (date, n° ordonnance, n° de lot, produit, propriétaire, animal, etc)
Il peut être exporté en 3 formats de fichiers (Excel, CSV, XML), donc est imprimable.

Il vous faut définir les produits de la catégorie “stupéfiants” que vous utilisez dans la clinique.
Une fois cette liste établie, vous pourrez indiquer régulièrement les réceptions de commandes des produits stupéfiants qui entrent dans la clinique.

Si les produits stupéfiants ne sont pas présents dans le tarif de la centrale habituelle, alors il vous faut commencer par créer le fournisseur auprès duquel vous vous approvisionnez (“PHARMACIE” par exemple), puis créer ces produits. Cliquer ici pour apprendre comment créer un fournisseur.

Si les produits stupéfiants sont utilisés sous forme déconditionnée, alors commencer par préciser dans le tarif leur forme déconditionnée (la ligne en gras habituelle).

Nous vous renouvelons le même conseil que pour le déconditionnement habituel dans le tarif :

1. Ne renommez pas les désignations des centrales (produits entiers)
2. En revanche, renommez les désignations des produits déconditionnés (lignes en gras) afin de bien faire apparaître qu'il ne s'agit pas d'un produit entier. Donc retirer la contenance totale. Ce libellé sera repris dans les ordonnances, et sera plus clair dans les factures.

Exemple :

1. produit entier, nommé par la centrale : “PERLIMPINPIN FLACON 20 ML”
2. produit vrac, déconditionné au millilitre, renommé par vous : “PERLIMPINPIN 1 ML”

VetoPartner ne gère que des quantités entières au niveau de son stock, pour éviter les risques d’erreur. Donc problème pour administrer 1,2 millilitre. Rien ne vous empêche d’inventer une nouvelle unité : par exemple le dixième de millilitre (qu’à titre personnel je nommerais le “dmL”, ou que vous pouvez nommer en puissance de 10).

Illustration :
Pour un flacon de 20 millilitres utilisé en-dessous du millilitre, conditionnement : 200, unité : “dmL” (par exemple).
Pour un flacon de 20 millilitres utilisé au minimum au millilitre, conditionnement : 20, unité : “mL”.

Voici un exemple d'un produit correctement déconditionné, avant de l'ajouter comme produit stupéfiant dans le registre :

IMPORTANT : assurez-vous que le produit est parfaitement défini dans le tarif avant d'aller plus loin (déconditionné si nécessaire).

Cliquer sur le bouton bleu “Compléter la liste des stupéfiants”.
Sélectionner le produit dans le tarif de la centrale. Choisissez uniquement un produit “entier”. VetoPartner retrouvera la définition de sa version déconditionnée si vous l’avez déjà créée (ligne en gras).

Faire “clic-droit/Ne plus utiliser ce produit” à gauche de l’écran sur la liste de définition des produits.
Pour réactiver ce produit, faire “clic-droit/Utiliser ce produit”.

La commande de tels produits ne peut passer que par une ordonnance “à usage professionnel”.

Si vous réalisez cette ordonnance à la main, alors pas besoin de lire la suite de ce paragraphe.

Voici comment faire si vous voulez garder une trace de ces ordonnances dans le logiciel : Pour conserver l’historique de ces ordonnances, le principe consiste à créer un “faux client” dont l’adresse correspond au destinataire de l’ordonnance. Ensuite créer un “faux animal” de façon à pouvoir préparer une ordonnance.

La seule chose à savoir : juste après avoir créé un nouvelle ordonnance, faire “clic-droit/Cette ordonnance est à usage professionnel pour approvisionnement en stupéfiants” tout en haut de la fiche ordonnance. C’est tout.

Le registre des stupéfiants ne sera pas impacté par ce que vous allez ajouter dans cette ordonnance.

La mention “ordonnance à usage professionnel” sera imprimée.
Si ce n’est pas le cas, alors téléchargez un modèle d’impression récent d’ordonnance (premier tableau en haut de la page) en cliquant ici.

A réception de ces produits, il vous faudra les ajouter dans les entrées du registre des stupéfiants.

Une entrée ne peut se faire que si le produit existe dans la liste de définition des produits stupéfiants (à gauche de l’écran).

Deux méthodes :

• soit double-cliquer sur une des définitions des produits stupéfiants, à gauche de l’écran.\\Cela revient au même que sélectionner une définition de produit, puis de cliquer sur le bouton vert “Ajouter l’entrée d’un stupéfiant”.

• soit activer le champ en bas à gauche de l’écran pour flasher le code datamatrix avec votre douchette. Cela vous fera gagner du temps en n’ayant pas besoin de saisir le numéro de lot et la date de péremption.

Dans la boîte qui s’ouvre, vérifier la saisie du numéro de lot (obligatoire, sinon aucun intérêt de tenir un registre), date d’expiration (pas obligatoire), quantité entière et/ou en vrac si vous entrez par exemple un flacon déjà entamé avant la mise en place du registre.

Pour un produit déconditionné, les quantités sont saisie avec la même méthode que pour le stock et l’inventaire : quantité entière et quantité en vrac.

Par exemple si vous entrez 3 flacons entiers de 20 millilitres d’un même produit, plus un reste de 12 millilitres d’un autre flacon, alors saisir Quantité entière : 3, et quantité en vrac : 12 (mL).

Pour éviter toute falsification du registre, il n’est pas possible de supprimer la saisie.
Donc il faut noter la sortie de ce produit dans la même quantité, en précisant comme raison “erreur de saisie”.

Selon la règle indiquée en introduction : une sortie ne peut se faire que si il existe une entrée, et évidemment si il reste du produit disponible dans cette entrée.

Lorsque vous ajoutez un produit dans une ordonnance, VetoPartner vérifie si ce produit existe dans la liste des définitions des produits stupéfiants. Si ce produit existe, il regarde si une ou plusieurs entrées de ce produit permettent une sortie. Dans ce cas, il vous demandera de sélectionner le produit, notamment pour vous permettre de vérifier le numéro de lot pour le distinguer. La quantité à sortir sera à préciser. Evidemment, on ne peut sortir plus que ce qui est disponible.

Ce produit sera alors noté dans l’ordonnance et la sortie consignée dans le registre, avec comme motif “ordonnance” ainsi que le n° de cette ordonnance.

Il ne sera alors plus possible de modifier la désignation et la quantité de ce produit dans l’ordonnance pour éviter toute falsification.
Seule la posologie sera modifiable.

Pour tous les cas de casse/dénaturation/péremption/destruction/vol d’un produit, alors il faudra noter la sortie manuellement. Donc ouvrir le registre des stupéfiants, sélectionner le produit dans les entrées, puis double-cliquer sur l’entrée, ou cliquer sur le bouton rouge “Noter la sortie d’un stupéfiant”.

La quantité à noter sera donc un chiffre positif correspondant à ce qui reste dans l’entrée.

Préciser la raison de la sortie.

Pour éviter toute falsification du registre, il n’est pas possible de supprimer la saisie.
Donc il faut annuler la sortie en créant une nouvelle sortie avec une quantité négative équivalente, et en saisissant comme motif “erreur de saisie”. La quantité de ce produit augmente alors de nouveau.

Il existe 16 critères de recherche dans le registre qui devraient satisfaire tous les contrôleurs. Les plus importants permettent de filtrer par date, par n° ordonnance, par n° de lot, par désignation de produit, par code produit, par propriétaire, par animal.

Les filtres sont accessibles par le bouton jaune “Rechercher”.

Commencer par choisir une période via les filtres (bouton jaune “Rechercher”).

Faire clic-droit sur le registre. Le logiciel propose les 3 formats les plus courants :

• format Excel
• format CSV (égal format texte brut, sous forme de colonnes, séparateur tabulation)
• format XML

Exporter par exemple au format Excel, puis ouvrir ce document avec votre tableau habituel (Excel, LibreOffice, OpenOffice…). Ensuite réalisez l’impression. Bon courage pour tout faire tenir sur une largeur de feuille. Conseil : jouez sur le pourcentage de zoom. Vous pouvez faire la même chose avec le format CSV.