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Que paramétrer pour envoyer des relances par lettre (ou par carte) ?
1. Vérifier les modèles de lettres (ou de cartes)
Ouvrir le menu “Relances/Modèles de courriers et de relances”.
Les modèles de lettres se trouvent à gauche de l'écran.
Les modèles de courriers peuvent être réalisés de deux façons différentes :
- soit en utilisant le traitement de texte gratuit OpenOffice pour réaliser des courriers au format A4 (pas pour les cartes avec 3 relances par page)
- soit en utilisant l'éditeur de modèles d'impressions de VetoPartner (cette méthode est obligatoire pour réaliser des relances par carte “3 par page” que donnent les laboratoires)
La rédaction des courriers avec le traitement de texte gratuit OpenOffice est expliqué en cliquant ici.
La préparation des modèles de cartes de rappels avec l'éditeur de VetoPartner est expliqué ici en cliquant ici.
2. Tester les modèles de lettres (ou de cartes)
Pour faire un test, il nous faut une fiche client.
Peut-être avez-vous déjà une fiche à votre nom ? Sinon, créez-en une depuis le répertoire client.
Ouvrir le menu “Relances/Modèles de courriers de relances”.
Les modèles de lettres se trouvent au milieu de l'écran.
Choisir un modèle de courrier dans la liste et cliquer sur le bouton bleu “Tester” en bas à gauche de l'écran.
Cette fenêtre s'affiche.
Cliquer sur le bouton bleu pour choisir votre client de test.
Son nom et son animal s'affichera dans la fenêtre comme dans cet exemple :
Cliquer sur le bouton “Ok”, puis choisir un modèle d'acte dans la liste (l'acte sélectionné ne sera pas mémorisé dans le dossier médical).
Une fois la sélection réalisée, VetoPartner va imprimer le courrier.
3. Brancher les modèles de lettres (ou de cartes) sur les modèles d'actes
Il faut maintenant expliquer à VetoPartner quels courriers envoyer pour quels actes.
Comment relier un modèle de courrier sur un d'acte ?
Ouvrir le menu “Relances/Modèles d'événements et de relances”.
Choisir un modèle d'acte en le sélectionnant.
Double cliquer sur ce modèle (ou faire “clic droit/Modifier” sur le modèle).
Dans la partie droite, cocher “Envoyer une lettre” et cliquer sur le bouton “Choisir”.
Il vous reste à sélectionner le nom du modèle de lettre dans la fenêtre qui vous montre votre bibliothèque.
Comment relier un modèle de courrier sur plusieurs actes en même temps ? (méthode rapide)
Ouvrir le menu “Relances/Modèles d'événements et de relances”.
Sélectionner plusieurs modèles d'actes dans une des catégories.
(Si vous ne savez pas sélectionner plusieurs lignes dans une grille, tout est expliqué ici).
Une fois la sélection réalisée, faire “clic-droit” sur une des lignes sélectionnées.
Choisir l'option “Associer un modèle de courrier/Déterminer la lettre avant la date de relance”.
Il vous reste à sélectionner le nom du modèle de lettre dans la fenêtre qui vous montre votre bibliothèque.
De la même manière, faire “clic-droit” sur une des lignes sélectionnées.
Choisir l'option “Associer un modèle de courrier/Déterminer la lettre après la date de relance”.
Comment retirer le modèle de courrier associé à un acte ?
Ouvrir le menu “Relances/Modèles d'événements et de relances”.
Choisir un modèle d'acte en le sélectionnant.
Double cliquer sur ce modèle (ou faire “clic droit/Modifier” sur le modèle).
Dans la partie droite, décocher la case “Envoyer une lettre”.
Comment retirer le modèle de courrier associé à plusieurs actes ? (méthode rapide)
Ouvrir le menu “Relances/Modèles d'événements et de relances”.
Sélectionner plusieurs modèles d'actes dans une des catégories.
(Si vous ne savez pas sélectionner plusieurs lignes dans une grille, tout est expliqué ici).
Une fois la sélection réalisée, faire “clic-droit” sur une des lignes sélectionnées.
Choisir l'option “Retirer le modèle de courrier/Retirer la lettre avant la date de relance”.
