Le planning de VetoPartner sur mon Smartphone

Disponible à partir de la version 2.134.(043)
La première version de cet outil date du 31/10/2014

Nous avons déjà développé la possibilité pour vos clients de prendre rendez-vous à la clinique depuis leur ordinateur ou leur smartphone sans avoir besoin de téléphoner à la clinique. Cette possibilité est encore en test pour quelques temps avant d’être proposé à tous. A cette heure, tout fonctionne bien. Les rendez-vous arrivent tout seuls dans le planning de VetoPartner pour une liste de motifs et d’horaires possibles que vous définissez.

A présent, nous nous attaquons à la possibilité pour vous vétérinaire de disposer du planning de VetoPartner sur votre smartphone, et par extension sur n'importe quel ordinateur et tablette.

Une fois le protocole de mise en place réalisé, tout rendez-vous noté sur le planning de VetoPartner se retrouve sur votre smartphone, et tout rendez-vous noté sur votre smartphone se retrouve sur le planning de VetoPartner.
Elle est pas belle la vie ?

Pour atteindre notre objectif, nous allons exploiter les possibilités offertes par la plate-forme de Google, notamment son planning gratuit en ligne nommé “Google Agenda” (en anglais “Google Calendar”).

Google propose de très nombreux services par Internet qui sont désormais implantés dans nos smartphones, tablettes, ordinateurs…

• En premier lieu, les téléphones basés sur le système Android de Google (2ème trimestre 2014 : 85% de part de marché).
  
• Evidemment, les téléphones d’Apple tels que les iPhone récents, les tablettes iPad, etc…(2ème trimestre 2014 : 12% de part de marché).
  
• Pour les autres téléphones sous Windows Phone, c’est normalement aussi possible puisque Microsoft autorise le paramétrage d’un planning Google dans son environnement. Pas testé…
  
• Pour les BlackBerry (2ème trimestre 2014 : 0.6% de part de marché), je n’en sais rien, ni pour les autres téléphones disposant d’autres systèmes d’exploitation…Il faut que Google adapte ses services sur ces systèmes.
  
• De façon générale, compatible avec toutes les machines qui disposent d’un navigateur Internet moderne (idéalement Google Chrome). A vérifier pour chaque cas sur le site de Google.

Chaque utilisateur devra disposer d’une adresse de messagerie (email) chez Google.

Rien ne permet de dire que Google ne transformera jamais ses outils gratuits en outils payants.

En attendant, il faut méditer le concept économique qui s’applique à Google, Facebook, Twitter, etc… : “Si le service est gratuit, c'est que le produit, c'est vous !”.

Toutes les questions que vous vous posez sur votre smartphone et sur Google doivent être posés à qui vous voulez, mais pas au support technique de VetoPartner.

L’outil que nous proposons gratuitement est lié au bon fonctionnement du service de Google, ainsi qu’au bon fonctionnement et bon paramétrage de tous les intermédiaires (votre ordinateur, votre smartphone, votre réseau, votre accès Internet…). En conséquence, nous ne pouvons rien garantir.

J'insiste sur le fait que cet outil est GRATUIT : il n'est pas vendu. Il est développé uniquement sur nos heures de repos, de week-end et de congés. Il dépend trop des services de Google pour qu'en plus nous puissions offrir un support technique pour cet outil.

Cet outil n'est plus supporté depuis fin 2017.
Les interfaces de Google changent trop souvent.
Et j'avoue avoir du mal à supporter l’hégémonie de Google…

Cette page est conservée “pour mémoire”, mais ne possède plus de lien depuis le sommaire de l'aide en ligne.
Toutes ces explications restent tout de même en place pour les vétérinaires qui utilisent toujours ce logiciel.
Mais je répète : aucun support n'est donné pour cet outil gratuit et abandonné.

Le planning de VetoPartner est disponible sur votre smartphone à partir du moment où vous utilisez la plateforme de prise de rendez-vous par Internet https://www.planningveto.com

Tous ces services numériques ne fonctionnent que parce que d’énormes centres de données (Datacenter) permettent de stocker et traiter nos informations tout en connectant tous nos appareils (téléphones, tablettes, ordinateurs…) et en permettant avec simplicité de nous espionner.

On estimait en 2013 qu’il fallait l’équivalent de 30 centrales nucléaires pour faire fonctionner ces centres de données - équivalent à 2% des émissions mondiales de CO2.
A chaque fois qu’on utilise une application connectée sur notre smartphone ou sur notre ordinateur, pour le moindre email, le moindre tweet, nous faisons travailler plusieurs centres de données.

La première étape consiste à installer un logiciel qui a été développé à votre attention, et qui va synchroniser le planning de VetoPartner avec plusieurs plannings gérés par Google.

Le résultat va vous paraître magique, mais je vous garantie qu’une grande quantité d’énergie a été nécessaire pour vous masquer une fois de plus la complexité de l’informatique.

Une fois installé et paramétré, tout fonctionnera automatiquement.

• Installer uniquement sur la machine principale (le serveur), c’est à dire l’ordinateur qui possède la base de données.
• Ne jamais installer sur un des autres ordinateurs, sauf à avoir une bonne raison qu’il faudra justifier techniquement.
• Installer ce logiciel sur un seul ordinateur.
• Ne jamais exécuter ce logiciel sur plusieurs machines de votre réseau en même temps.

VetoPartner doit obligatoirement être à jour sur tous vos ordinateurs.
La version minimum de la base de données doit être “83” (ou supérieur). A lire en haut de l’écran dans VetoPartner.

Cliquer sur le bouton “Télécharger”, puis exécuter l’assistant d’installation (bouton “suivant”, “suivant”, “suivant”…).
Ce logiciel se lancera tout seul une fois installé.

Télécharger (version 1.10)

Vous trouverez alors une icône sur le bureau de Windows qui ressemble à ceci :

Ne me demandez pas pourquoi l’icône choisie correspond à un verre qui semble être rempli d’un sirop de menthe contenant probablement trop d’additifs suspects et notamment de colorants…
C’est tout simplement parce qu’à 4 heures du matin, lorsque vient le choix de trouver une icône après avoir sacrifié plusieurs semaines de travail, toutes ses soirées et ses weekend, on prend la première icône venue, et on s’occupe du plus important.
C’est à dire l’outil de synchronisation lui-même et ce qu’il permet de faire.
Cela dit, j’aime bien cette icône.

Suivre la même procédure que pour le protocole d'installation.
Penser simplement à quitter l'outil de synchronisation avant de le mettre à jour.

Pour vous éviter de lancer manuellement cet outil tous les matins au démarrage du serveur, nous vous conseillons de créer un raccourci vers l’icône de cet outil dans le menu “Démarrage” de Windows (à ne pas confondre avec le menu “Démarrer” de Windows).

Il existe énormément de tutoriels en cherchant quelques seconde sur Google pour apprendre à utiliser cette fonctionnalité de Windows.

En voici un au hasard (cliquer ici)

Une fois ce paramétrage réalisé, nous vous conseillons, tout comme l’outil de sauvegarde de VetoPartner, de cliquer sur le bouton orange “Réduire” afin de cacher cette application du bureau de Windows. Elle continuera à fonctionner.

Il n’y a rien à paramétrer dans VetoPartner.
Tout se passe au niveau de la plate-forme de Google, et de l’outil de synchronisation.

Chaque vétérinaire possède dans VetoPartner une colonne du planning qui lui est dédié.
L’objectif est de faire correspondre cette colonne au planning qui s’affiche sur votre smartphone.

Si vous souhaitez afficher plusieurs plannings de plusieurs vétérinaires sur votre smartphone, alors il vous faudra paramétrer Google et partageant l’accès aux plannings de Google entre plusieurs vétérinaires.

Merci de ne pas contacter le support technique de VetoPartner pour résoudre le paramétrage lié à Google.
Tout est expliqué sur le site de Google. Des millions d’utilisateurs travaillent avec la plate-forme de Google quotidiennement.
Google est le mieux placé pour vous expliquer ses services.

Le protocole à suivre une fois pour toute pour chaque vétérinaire de la clinique se trouve en cliquant ici.

Cocher la case “Lancer automatiquement la synchronisation au démarrage de cet outil”.
Ce choix sera mémorisé pour la prochaine fois.

La version 1.4 de cet outil apporte une nouvelle option dont nous réservons l'usage pour l'instant à un seul vétérinaire qui rencontre un soucis. Nous avons détecté un bug, non pas à notre niveau, mais au niveau de Google, qui provoque à certain moment un décalage des heures de certains rendez-vous. Ce bug n'a été rencontré qu'une seule fois, et nous avons la preuve qu'il vient de Google. Nous supposons qu'il provient d'une différence de paramétrage entre plusieurs appareils mobiles (ou non) qui se synchronisent en même temps. En général, on utilise VetoPartner + son smartphone. C'est tout. Mais rien n'empêche d'utiliser en plus d'autres appareils pour accéder au planning de Google. Et nous soupçonnons qu'un paramétrage différent sur une tablette, un iPhone, un Android provoque ce bug.
Donc pour contourner ce bug de Google, une case à cocher dans l'outil de synchronisation permet d'interdire la synchronisation de Google Agenda vers VetoPartner. En revanche, la synchronisation depuis VetoPartner vers Google Agenda est toujours opérationnelle.

La case se nomme “Synchroniser uniquement du planning de VetoPartner vers celui de Google Agenda, mais pas dans l'autre sens”.
Cochez cette case uniquement si vous observez un problème, et que vous ne trouvez pas quel paramétrage est anormal sur vos appareils.
Sinon, laisser cette case décochée dans tous les autres cas, car ce bug est plus que rare.
Ce choix sera mémorisé pour la prochaine fois.

Cliquer sur le bouton vert “Synchroniser” et laisser faire.

La synchronisation des planning se fera toutes les 5 minutes.
Pas besoin de faire cela plus souvent. Cela n’aurait pas beaucoup de sens.

Pour les premières fois, étant donné que nous supposons que vous serez impatient de tester le bon fonctionnement de la synchronisation en créant sur Google ou sur VetoPartner des faux rendez-vous, et donc ne voudrez pas attendre 5 minutes (que c’est long, que c’est long…), un autre bouton vert “Synchroniser maintenant” permet de ne pas attendre 5 minutes entre deux cycles de synchronisations.

A noter que la durée de 5 minutes est approximative. C’est “en gros 5 minutes”, et cela dépend du temps nécessaire sur votre machine pour l’exécution complète d’un cycle de synchronisation.

Cet outil de synchronisation est indépendant de VetoPartner. Il est autonome.

Les centres d'appels qui gèrent les demandes de rendez-vous des clients lorsque le vétérinaire ou la clinique ne peuvent pas répondre au téléphone ont tout avantages à utiliser un accès partagé sur le planning de la clinique par Google Agenda. Il n'y a aucun logiciel à installer pour eux. Ça fonctionne immédiatement.

Comme je l'expliquais un peu plus haut, la fenêtre de saisie d'un rendez-vous dans Google Agenda ne comporte que très peu de champs, contrairement à VetoPartner où tout est détaillé.

Voici une astuce depuis la version 1.7 de l'outil de synchro pour permettre la saisie du numéro de téléphone du client, afin que ce numéro apparaisse proprement ensuite pour le vétérinaire dans VetoPartner :

Le premier champs dans la boîte de saisie d'un rendez-vous sur Google Agenda correspond au motif du rendez-vous. Par exemple “VACCIN”. Malheureusement, il n'y a pas de champ pour le téléphone. Donc voici comment le centre d'appel peut saisir le numéro de téléphone : il suffit de le saisir à la fin du motif, séparé par le caractère “$” (ce caractère a été choisi parce qu'il est facile à saisir, sans combinaison de touche, donc avec un seul doigt :).

Donc pour notre exemple, le motif “VACCIN” devient “VACCIN $ 06 12 34 56 67”. A partir du moment où le signe “$” est présent, l'outil de synchro comprend que la suite est un numéro de téléphone.

Il ne faut pas croire qu’en tant que créateur de logiciels nous disposons d’une baguette magique.
Créer ce logiciel de synchronisation a nécessité plusieurs semaines de travail, et des compromis ont été à fait pour que cela fonctionne avec les contraintes de Google.

Expérience rapide :

• ouvrir une boîte de rendez-vous dans VetoPartner, et compter le nombre de champs : il y en a 35 (il fallait pas faire autant de suggestions d’améliorations…).
• ouvrir une boîte de rendez-vous dans Google Agenda, et compter le nombre de champs : il y en seulement 7…

En conséquence, gros casse-tête en perspective…

Les seuls champs communs sont :

• la raison du rendez-vous.
• la date et l’heure.
• la durée.
• les notes.

Le champ “lieu” de Google Agenda n’existe pas sous cette forme dans VetoPartner.
Donc pour le reste, tant pis… Il faudra s’arranger.

Les choix (qui ne changeront pas) sont donc ceux-ci :

1. Raison du rendez-vous : pas de problème
2. Date, heure et durée du rendez-vous : pas de problème
3. Lieu du rendez-vous dans Google Agenda = Nom de famille du propriétaire dans VetoPartner
4. Notes dans Google Agenda = notes dans VetoPartner + résumé des autres champs de VetoPartner qu’il ne servira à rien de modifier dans Google Agenda car la synchronisation de ces champs ne pourra se faire de Google vers VetoPartner.
5. pas de couleur des rendez-vous dans Google Agenda en fonction du motif, car Google ne propose qu’un panel restreint de couleurs
6. aucune autre bonne idée applicable. Si vous avez une bonne idée, merci de ligne le paragraphe en fin de cette page nommé “Suggestions d’améliorations”.

Une optimisation de la base de données, comme vous devez normalement le faire chaque semaine, ne peut se faire si il reste un VetoPartner ouvert sur un poste client, et ne peut pas se faire non plus si l’outil de synchronisation des planning est en activité (au sein d’un cycle de synchronisation).
Donc penser à quitter cet outil le temps d’optimiser la base, puis le relancer. Idem si vous restaurez une ancienne sauvegarde.

Des milliers de développeurs travaillent chaque jour pour leurs salaires et surtout pour les actionnaires de Google.
Si vous avez une bonne idée, merci de contacter Google.
Lorsque Google vous aura répondu et aura réalisé votre idée, vous pourrez nous contacter.

Nous insistons beaucoup sur ce point car cette possibilité de synchroniser votre planning de VetoPartner n’est possible que parce que Google nous le permet.
Ce service et ses possibilités sont entièrement dépendant de Google.

FIN