Significations des autres champs

Nous allons parcourir chacune des 3 parties qui composent la fiche client. Certains champs ne seront pas décrits, car ils se comprennent instinctivement.

• Vétérinaire : normalement, c’est vous. Sauf si vous êtes plusieurs vétérinaires dans la clinique, et que ce client est géré par un autre vétérinaire que vous. Ce vétérinaire doit être défini comme utilisateur de VetoPartner.

• Couleur: donne discrètement le “ton” sur le client.Par exemple du rouge pour un mauvais payeur, du vert pour un très bon client etc…(voir le menu “Configuration/Mes préférences/Clients/Couleurs”).

• NPAI: n'habite pas à l'adresse indiquée.

• Client vu en garde … Client de : lorsque vous recevez un client d’un de vos confrères, lors d’une garde, vous remplirez rapidement une fiche client, puis vous cocherez cette case en spécifiant le nom de son vétérinaire habituel. Ensuite, il sera très rapide de lister dans le répertoire clients toutes les personnes vues en garde les jours précédents et d'envoyer un courrier à vos confrères. Pour cela, vous choisirez l’onglet « Vu en garde du répertoire client ». S'il n’est pas visible, activez-le dans les préférences. (voir le menu “Configuration/Mes préférences/Logiciel/onglets du répertoire client”).

• Catégorie : par exemple : mauvais payeur, à éviter, visite domicile, ou tout ce que vous voulez … (voir le menu “Configuration/Mes préférences/Clients/Catégorie”)

• Origine : par exemple le nom du confrère à qui vous avez « piqué » ce client ( ! ) (voir le menu “Configuration/Mes préférences/Clients/Origine”)

• Type : Particulier / SPA / Éleveur (voir le menu “Configuration/Mes préférences/Clients/Type”)

• Groupes: Créer des groupes dont vous pourriez avoir besoin, par exemple pour de futures statistiques (voir le menu “Configuration/Mes préférences/Clients/Groupe).

• Référé par : la liste proposée est configurée dans le carnet d’adresses, catégorie « Vétos référents ».

• A voir par le vétérinaire : cette case est cochée lorsque vous devez voir pour information un client à son prochain passage à l’accueil (par exemple, s’il passe prendre un médicament) afin que votre ASV vous prévienne. Cette information est alors symbolisée dans le répertoire clients par l'icône .

• Retour courrier : cochez cette case si un courrier vous est retourné suite à un changement d’adresse. L'icône s’affichera dans le répertoire clients, et vous fera penser à demander la nouvelle adresse à votre client lors de son prochain passage.

• Passage : si vous désirez noter que ce client n’est venu à la clinique qu’exceptionnellement (en vacances).

• Alim : si vous désirez préciser que ce client ne vient à la clinique que pour prendre de l’alimentation (ses animaux étant soignés ailleurs).

• Médicaments : si vous désirez noter que ce client ne vient à la clinique que pour des médicaments (ses animaux étant soignés ailleurs).

• Ctx : VetoPartner ne mettra jamais de lui-même un client en contentieux. En revanche, il est préférable de l’indiquer discrètement si c’est le cas, en cochant cette case. L'icône sera visible dans le répertoire clients en regard du nom du client concerné.

On peut également utiliser cet icône pour se souvenir que ce client , même s’il ne vous doit plus rien, a eu un jour des problèmes et qu’il vous faut être prudent sur les frais à engager lors d’une prochaine visite.

Les 2 premiers onglets sont identiques. Ils permettent de saisir l’adresse du client, et éventuellement celle de sa résidence secondaire (pour tous ces heureux vétérinaires qui exercent dans des lieux de villégiature !).

Vous pouvez indiquer l’adresse qui sera utilisée pour les envois de courrier, en cochant la case « Adresse pour le courrier » de l’une ou l’autre des adresses.

Vous ne pouvez sélectionner qu’une seule des deux adresses pour l’envoi du courrier, mais il est possible de décocher les cases de façon à interdire l’envoi de courrier à ce client (dans ce cas, les rappels de vaccinations ne seront pas édités).

De plus en plus de personnes possèdent une adresse email.
Profitez-en pour inscrire dans la fiche du client l'adresse email personnelle et professionnelle.

Ces adresses pourront servir à envoyer gratuitement des rappels.

Une adresse email est par principe toujours écrite en minuscules.
Certaines personnes écrivent les adresses emails à la main en majuscules pour des raisons de relecture.
Les logiciels de messageries acceptent les minuscules et les majuscules, il n'y a pas de différence.

C’est « champ libre » ! A vous de saisir ce que vous souhaitez.

Cet onglet est un peu particulier : à l’intérieur, vous trouverez quelques informations concernant notamment la mise en contentieux, et une zone de saisie dans laquelle vous êtes libre de saisir des informations très personnelles sur votre client. A l'ouverture, un rectangle bleu cache son contenu.

Il vous faut un mot de passe pour l’ouvrir. Cette protection est motivée par la discrétion, car en salle de consultation, il est probable que l’ordinateur soit facilement accessible.

Le mot de passe à saisir est défini dans les informations de l’utilisateur. Pour y accéder, ouvrir le menu “VetoPartner/Administration des utilisateurs”, puis onglet “Divers”.

Vous trouverez le mot de passe dans le champ « zone perso ». Définissez un mot de passe très simple. Rien ne sert, pour ce cas, de se compliquer la vie.

Pour ouvrir le panneau bleu de cet onglet, saisissez votre mot de passe. Attention, à la moindre erreur de frappe, il faut alors cliquer sur un autre onglet, puis revenir sur celui-ci et recommencer la saisie du mot de passe.

Délai de paiement et remise automatique sur les actes : automatiquement remplis dans la fiche en fonction du champ “type” de client.
Ces valeurs proviennent des préférences. Voir le menu “Configuration/Mes préférences/Clients/Type”.

Kilométrage : à indiquer dans le cas de déplacements chez ce client.
Virement bancaires : saisissez les coordonnées bancaires du client.

Un module est consacré à la recherche des familles d’accueil. Pour ajouter ce client dans la liste, cochez la case, et spécifiez les types d’animaux acceptés. Vous pouvez ensuite saisir quelques informations supplémentaires, concernant par exemple les périodes d’accueil.

Ils sont tous listés à cet endroit. Vous pouvez créer dès à présent un nouvel animal, en supprimer, ou tout simplement atteindre sa fiche.