Regrouper des factures

Le regroupement de facture est déconseillé, car il implique la disparition de numéros de factures.
Il sera interdit à partir de janvier 2018 pour répondre à la législation française.

Si vous regroupez “N” factures, alors “N-1” numéros de facture disparaîtront.
Ce principe de regroupement est encore conservé pour les pays à législation moins contraignante.

Mieux vaut passer en mode “Prestation” pour lequel le regroupement ne pose pas de problème puisque des prestations correspondent à des “brouillons” de facture. Une fois regroupé, il reste à transformer la prestation en facture.

Ce chapitre explique comment regrouper manuellement plusieurs factures en une seule.

Exemple pour bien comprendre le mécanisme et la conséquence :
j'ai 3 factures au nom d'un client, et je souhaite n'en faire qu'une seule.
A l'issue du regroupement, 2 des 3 factures seront donc détruites par le logiciel car leurs contenus se retrouveront dans la troisième.

Important :
Pour une présentation cohérente de la facture finale, il est préférable de faire attention à l'ordre de sélection des factures à regrouper afin de respecter les dates.

Méthode :

1. Ouvrir une facture dans le module de facturation
2. Cliquer en haut à gauche de la facture sur l'onglet .
3. Cliquer sur le bouton bleu “Regrouper les articles d'autres factures dans cette facture-ci”
   

VetoPartner demande à présent si les autres factures appartiennent au même client.
Si ce n'est pas le cas, la fenêtre classique de recherche d'un client s'affiche.

Ensuite, une boîte s'ouvre pour vous permettre de sélectionner une ou plusieurs factures.
Vous reconnaissez le “compte client”.

Après avoir sélectionné les factures, cliquer sur le bouton gris “Sélectionner”.

Les articles de ces factures sont ajoutés les uns après les autres dans la facture de départ.
Un “titre de regroupement” est ajouté avant chaque contenu de facture ajouté afin de se repérer dans l'historique.
On observe la date et le numéro de facture.

Les factures initiales sont détruites à l'issue de ce regroupement, sans possibilité de retour en arrière.

Nous avons étudié dans le chapitre précédent comment regrouper manuellement des factures.
C'est très pratique occasionnellement. Mais heureusement, voici la méthode pour automatiser cette pratique courante pour les cliniques mixtes et rurales.

Ce module va vous permettre :

  - de demander en un clic à regrouper les factures du mois précédent d'une liste particulière de clients (des éleveurs par exemple)
  - de lancer en un clic l'impression en rafale de ces factures regroupées
Il vous restera la mise sous plis et l'affranchissement. Bonne nouvelle, n'est-ce pas ?

La première étape, à réaliser une fois pour toutes, est de désigner les clients qui souhaitent chaque mois ne disposer que d'une seule facture.

Ouvrir le répertoire clients.

1. Se positionner sur un client qui souhaite être en regroupement de factures (un éleveur par exemple) et ouvrir sa fiche.
2. Ouvrir l'onglet “Divers”.
3. Cocher la case “permettre le regroupement des factures”.
4. Passer au client suivant.

A présent que ce travail est réalisé, voici comment donner l'ordre à VetoPartner de regrouper automatiquement les factures de ces clients.

Le regroupement automatique ne se fait pas n'importe quand.
Il se fait habituellement en début de mois, et il ne concerne généralement que les facture datées du mois qui vient de s'écouler.

Ouvrir le module de comptabilité.
Cliquer sur le bouton vert “Regrouper des factures”.

En haut à gauche de l'écran, choisir le mois concerné puis cliquer sur le bouton orange “Voir la liste des factures”.
On retrouve alors dans la liste uniquement les clients qui souhaitent que leurs factures soient regroupées.

Cette liste indique pour les 3 mois passés le nombre de factures de ce client en fonction de leurs statuts :

• nombre de factures totalement impayées sur le mois
• nombre de factures partiellement payées sur le mois
• nombre de factures payées sur le mois

Ce module de regroupement ne n'intéresse qu'aux factures totalement impayées ()

A présent, intéressons-nous à la partie droite de l'écran.
Le paramétrage indiqué par défaut dans cette partie est celui le plus utilisé. Donc il est peu probable que vous deviez le modifier.

VetoPartner indique le mois sur lequel il va proposer de réaliser le regroupement.
Par défaut, c'est le mois qui vient de s'achever.
Changez cette période et éventuellement prolongez-là du mois précédant celui-ci.
Vous pouvez aussi préciser une période particulière en saisissant 2 dates.

Ensuite, VetoPartner vous demande d'indiquer la date qu'il devra faire apparaître sur la facture finale.
Idem pour la date d'échéance de la facture regroupée.

Il vous reste à cliquer sur le bouton .

ATTENTION : cette opération est définitive : aucun retour en arrière possible.
Si vous avez un doute sur votre paramétrage, faire une sauvegarde de la base de données avant d'aller plus loin.

Après les regroupements, ouvrir à droite de l'écran l'onglet “A imprimer” .
VetoPartner a indiqué dans la liste les factures regroupées.
Elles sont toutes sélectionnées pour vous faire gagner du temps.
Il reste à cliquer sur le bouton “Imprimer les factures” pour qu'elles sortent en rafale sur l'imprimante.

Non.

Comme expliqué dans les 2 chapitres sur le regroupement de factures, l'opération de “regroupement” est définitive.