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Fonctionnement du dossier médical

Cliquer ici pour comprendre
comment est organisé
le dossier médical :

Fonctionnement du dossier médical de VetoPartner

 

Fiche "Compte-rendu"

Comment ajouter un compte-rendu dans l’historique ?

Cliquer en haut de l’historique sur le bouton bleu “Ajouter dans l’historique de …”, puis cliquer sur “Compte-rendu”. Un sous-menu s’ouvre vous permettant :

Ce nouveau compte-rendu sera automatiquement associé à une éventuelle hospitalisation en cours.
Pour exclure cette fiche d’une hospitalisation, suivre la méthode de changement de date/utilisateur de la fiche.

Ajout depuis un modèle de comptes rendu

La bibliothèque de modèles de comptes rendu de VetoPartner s’ouvre.
Double-cliquer sur un modèle pour le choisir.

Cliquer ici pour en savoir plus sur la bibliothèque de modèles de comptes rendu.

Vous apprendrez à préparer un compte-rendu en incluant des “champs de fusion” qui permettent de personnaliser le document au nom du client et de l’animal.

Il existe plus de 300 champs de fusion pour personnaliser les modèles de courriers et de comptes rendu.

Importer un compte-rendu

Une boîte de recherche de fichier s’ouvre. Rechercher le compte-rendu et confirmer.
Le paragraphe “Comment gagner du temps lorsque je recherche un compte-rendu ?” que vous lirez un peu plus bas vous explique comment aller plus vite.

A propos des scanner

La possibilité de scanner un document directement depuis VetoPartner est une fonctionnalité que nous avions introduite il y a de nombreuses années. Mais nous ne garantissons pas son bon fonctionnement.

La communication avec un scanner est théoriquement normalisée (comme pour la communication avec les imprimantes, les disques durs, les claviers, les douchettes, etc…), mais en pratique, il n’est est rien.

Chaque constructeur fait ce qu’il veut. Il existe des centaines de matériels différents qui permettent de scanner. Merci de comprendre que nous ne pouvons pas développer en même temps VetoPartner, et rivaliser en développant en plus les mêmes logiciels spécifiques que chaque constructeur de scanner réalise pour permettre de scanner.

Donc si vous n’arrivez pas à scanner depuis le bouton de bleu de VetoPartner, alors utiliser le logiciel spécifique livré dans le carton de votre scanner lors de votre achat, puis importer de façon traditionnelle le document dans VetoPartner par une des autres méthodes.

 

Quels formats de comptes rendu possibles ?

Tous les formats sont possibles, mais deux formats seulement permettent de personnaliser automatiquement les comptes rendus avec les informations du propriétaire et de l’animal :

L’extension du document (par exemple “.ODT” pour OpenOffice, ou “.DOCX” pour Microsoft Word) est précisée en haut à droite de la fiche, à côté du libellé.

Comment voir ou modifier le compte-rendu ?

Cliquer sur le bouton jaune “Voir ce document”, ou double-cliquer sur l’aperçu.

Si rien ne se passe lorsque que vous demandez à voir le compte-rendu, n’accusez pas VetoPartner. C’est simplement parce que soit vous ne disposez pas du logiciel adéquat lié à cette extension, soit le logiciel adéquat n’est pas lié à l’extension (paramétrage de Windows). Donc demander à votre informaticien de paramétrer correctement votre ordinateur.

Aperçu

Nous avons introduit à partir de la version 135 de VetoPartner la possibilité d’avoir un aperçu du compte-rendu directement dans le dossier médical.

Cet aperçu fonctionne évidemment avec les fichiers PDF, mais aussi avec les fichiers “.ODT” d’OpenOffice et “.DOCX” de Microsoft Word.

Un aperçu n’est possible que si vous avez activé les espaces de stockage.
Lire un peu plus bas le paragraphe “Où sont stockées les comptes rendu que j’ajoute dans VetoPartner ?”.

En réalité, il y a une astuce employé par VetoPartner pour permettre cet aperçu.
Si le document est au format OpenOffice ou Word, alors il est en mesure de générer un aperçu au format PDF qu’il sait afficher. Cet aperçu contient les valeurs des champs de fusions.

IMPORTANT à comprendre : l’aperçu est généré uniquement à votre demande en cliquant sur le bouton vert “générer un aperçu”. Si vous modifiez le compte-rendu, pensez à cliquer ensuite sur ce même bouton pour générer un aperçu à jour. Cet aperçu ne peut pas être généré en temps réel à chaque fois que vous modifiez le compte-rendu. Cela prendrait trop de temps, et serait un risque d’erreur car VetoPartner ne peut pas surveiller en temps réel si un compte-rendu de l’espace de stockage est modifié en dehors de lui.

A propos des fichiers PDF affichés par VetoPartner

VetoPartner est en mesure d’afficher les documents au format PDF sans avoir besoin d’un logiciel « viewer » pour ce format (en général “ Acrobat Reader”).

En revanche, pour les impressions, un vrai logiciel d’affichage des fichiers PDF doit impérativement être installé sur votre ordinateur. Acrobat Reader est gratuit, mais il en existe bien d’autres.

Je voulais juste préciser que le “viewer” de fichier PDF intégré à VetoPartner ne peut en aucun cas être équivalent à l’original « Acrobat Reader » qui est développé et maintenu par un grand nombre de développeurs qui ne font que cela. Dans VetoPartner, c’est juste une fonctionnalité parmi des centaines. Donc rien d’étonnant si quelques PDF ont des problèmes pour s’afficher correctement. C’est en général le cas de PDF qui comportent certains graphiques, ou certaines photos. Cela peut aussi provenir du logiciel qui a généré ces PDF, qui ne respecte pas parfaitement la norme “PDF” (format “ISO 32000-1:2008 PDF”). C’est comme ça…

Notez que la majorité des autres logiciels n'offrent même pas la possibilité d'afficher des fichiers PDF à l'intérieur de leurs fenêtres.
Posons-nous la question “pourquoi ne le font-ils pas ?”.

 

Spécifier un titre au compte-rendu

Vous pouvez préciser un titre en haut de la fiche.

Comment ajouter un commentaire au compte-rendu ?

Si le champ “Commentaire” n’est pas visible en bas de la fiche, alors cliquer sur le bouton jaune “Commentaires” pour le faire apparaitre. Ce champ disparaîtra si vous n’y écrivez rien.

Comment gagner du temps lorsque je recherche un compte-rendu ?

Je suppose que vous enregistrez les comptes rendus que vous recevez toujours au même endroit. L’objectif est donc d’apprendre à VetoPartner quel est cet endroit. De cette manière, lorsque vous demanderez à ajouter un compte-rendu, VetoPartner se positionnera directement dans votre répertoire habituel.

Cliquer en haut à gauche de l’historique sur le bouton .
Choisir l’option “Personnaliser le dossier médical”.
Ouvrir l’onglet “Listes déroulantes & divers”, puis bouton bleu “Définir ces chemins d’accès”.

Où sont stockées les comptes rendu que j’ajoute dans VetoPartner ?

Excellente question ! En informatique, on essaye de masquer la complexité des technologies, mais il est tout de même bon de savoir comment certaines choses fonctionnent.

VetoPartner précise en bas de chaque compte-rendu à quel endroit il est stocké.

Par défaut, VetoPartner enregistre les comptes rendu dans la base de données. Si rien n’est paramétré, vous observerez que la taille de la base de données augmente chaque jour de façon importante à chaque fois que vous ajoutez un compte-rendu.

La bonne pratique consiste à mettre en place les “espaces de stockage”.
A partir de ce moment-là, le compte-rendu sera enregistré hors de la base de données, dans une structure de répertoires gérée uniquement par VetoPartner. De cette manière, la base de données ne grossira que très peu chaque jour, seulement au rythme des nouvelles factures, consultations, ordonnances…qui ne prennent que très peu de place.

Cliquer ici pour en savoir plus.

J’ai besoin de récupérer l’original du compte-rendu qui se trouve dans VetoPartner

Faire “clic-droit/Enregistrer-sous” sur le compte-rendu.

Comment tagger cette fiche ?

Je vous conseille de tagger les fiches le plus souvent possible.

Penser à l’avenir, et aux profits que vous pourrez ensuite tirer du moteur de recherche de cas médicaux. Cette recherche se base sur les tags pour un résultat 100% pertinent.

  • Pour ajouter un tag, cliquer en haut de la fiche, et saisir au minimum 3 lettres pour retrouver toutes les expressions du thésaurus qui possèdent ces 3 lettres. Vous pouvez ajouter autant de tags que vous voulez. Ils seront visibles en vert dans l’historique.
  • Pour supprimer un tag lié à la fiche, faire « clic-droit/Retirer ce mot-clef » sur le tag.

Si vous ne trouvez pas l’expression souhaitée, commencer par persévérer en recherchant à nouveau dans le thésaurus. Il y a peut-être un synonyme, ou une autre expression communément admise. Si vous ne trouvez toujours pas, alors faîtes une suggestion. Si elle est validée, tous vos confrères et consœurs qui travaillent avec VetoPartner en bénéficieront automatiquement. Ce thésaurus est partagé par toutes les cliniques qui travaillent avec VetoPartner (quelques centaines en France). Magique, n’est-ce pas ? :)

A quel moment se fait l’enregistrement de la fiche ?

  • lorsqu’on sort de la fiche
  • ou lorsqu'on clique sur l’historique du dossier médical
  • ou lorsqu'on clique sur l’entête de la fiche, à droite du cadenas
 

Comment voir le compte-rendu en plein écran ?

Double-cliquer dessus.

Comment envoyer le compte-rendu par email ?

Il y a deux façons de faire pour envoyer cette fiche par email :

  • Soit vous ne souhaitez envoyer que cette fiche,
  • Soit vous voulez “piocher” plusieurs fiches en pièces jointes pour un même email.

Dans le premier cas, cliquer sur le bouton . La fiche est alors préparée sous forme de pièce jointe au format PDF.

Dans le second cas, cliquer sur le bouton . Une petite fenêtre s’ouvre pour vous montrer que la pièce jointe est prête. Vous pouvez alors continuer à piocher d’autres pièces jointes dans d’autres fiches.

Quand j’écris “envoyer la fiche par email”, j’entends “envoyer l’impression de la fiche sous forme de fichier PDF en pièce jointe d’un email”. Le format “PDF” étant retenu pour avoir la quasi garantie que vos destinataires pourront lire vos pièces jointes qu’ils soient sous Windows, MacOs, iPad, iPhone, iBidule, Androïd, Linux, etc.

 

Comment supprimer le compte-rendu ?

Sélectionner la fiche dans l’historique, puis cliquer en haut à gauche de l’historique sur le bouton bleu .
Choisir l’option “Supprimer”, puis confirmer. C’est irréversible.

 

Comment changer la date du compte-rendu ou l’utilisateur associé ?

Sélectionner la fiche dans l’historique, puis cliquer en haut à gauche de l’historique sur le bouton bleu .

Choisir l’option “Changer la date ou l’utilisateur”.
Il est aussi possible d’inclure cette fiche dans le cadre d’une hospitalisation existante, ou de l’en faire sortir.

 

Astuce pour éviter la modification de la fiche : poser un cadenas

En haut à gauche de la fiche se trouve un cadenas. Cliquer sur le cadenas pour l'ouvrir ou le fermer :

  • cadenas vert = fiche modifiable
  • cadenas rouge = fiche protégée

Comment cadenasser automatiquement la fiche ?

Les préférences du dossier médical permettent de poser automatiquement un cadenas sur certains types de fiches, sauf si ces fiches sont datés du jour (sinon la fiche serait automatiquement interdite d'édition alors que vous êtes en train de la saisir…:-|).

Cliquer sur le bouton en haut de l'historique, puis choisir l'option “Personnaliser le dossier médical”.
Dans la boîte qui s'ouvre, cliquer sur l'onglet “Protection des fiches”. Choisir le type de fiche, et cliquer sur son cadenas pour activer cette protection automatique.

Retenez qu'une fiche datée d'aujourd'hui n'est jamais automatiquement protégée.
Elle le sera automatiquement à partir de demain.