Les cartes de fidélité

L’imagination est sans limite, et nous pourrions inventer un type de carte de fidélité chaque jour .
Mais il faut faire un choix : rester simple et lisible pour les clients, et penser accessoirement à la conception de VetoPartner pour que jamais cela devienne complexe.

Le principe de fonctionnement de la carte de fidélité est tout ce qu’il y a de plus classique.

• un « achat » correspond à une « facture payée entièrement ».
• un « crédit » correspond à une somme d’argent que le client recevra en remise lors d’un prochain achat.

1. Un client réalise « X » achats et accumule un crédit sur sa carte à chaque achat.
2. Le crédit accumulé correspond à un pourcentage « P » du montant TTC de son achat.
3. Après ces « X » achats, le client a le droit à une remise correspondant à ces crédits cumulés.

• Supposons une carte de fidélité avec X=10 achats.
• Supposons une remise de 5% sur chaque achat.
• Le client doit réaliser 10 achats, soit 10 factures.
• Ces 10 factures doivent être payées entièrement.
• Sur la 11ème facture, une remise est appliquée correspondant à 5% du montant TTC des 10 factures précédentes.

Peut-être introduirons-nous à l’avenir d’autres principes de fonctionnement. Il faudra alors prouver qu’il n’y a pas de conséquences néfastes pour la gestion de la comptabilité, notamment pour les personnes qui corrigent d’éventuelles erreurs de saisies… Le système actuel est très réfléchi, et n’interdit pas ces manipulations.

Rendez-vous dans le module de comptabilité, puis cliquez en bas de la fenêtre sur le bouton vert « Préférences du module de comptabilité ».

Dans la boîte qui s’ouvre, descendre avec l’ascenseur jusqu’à l’option n°7.
Cocher le choix « Activer une carte de fidélité pour mes clients ».

Ainsi tous les clients disposent automatiquement d’une carte de fidélité (virtuelle et vide pour l’instant ).

1. Préciser le pourcentage de remise accordé (P) : valeur entière.
2. Préciser ne nombre d’achats avant remise (X) : la valeur 10 est un nombre classique.
3. Préciser le code de l’acte qui recevra la remise totale dans la « X+1 ième » facture.
4. Optionnel, pour les cliniques en multi-sites : cocher éventuellement la case « Chaque site gère sa propre fidélité (c'est-à-dire ne l'applique que sur ses factures) ». Cette option permet d’attribuer ou non une carte de fidélité par site, ou de proposer une seule carte de fidélité pour l’ensemble des sites du groupe.

IMPORTANT : le code de l’acte à créer dans le tarif des honoraires est laissé à votre appréciation.
Rangez-le dans la catégorie de votre choix.

Vous pouvez par exemple créer un acte dont le code est « FIDEL » et dont la désignation est « REMISE CARTE FIDELITE ».
Laisser son montant à zéro dans le tarif. Indiquer le taux de TVA en vigueur.

Pour les cliniques en multi-sites, cet acte doit être créé à l’identique dans tous les tarifs des honoraires des sites.

Pour savoir comment créer un acte, cliquer ici.

VetoPartner va gérer le système tout seul. Vous n’aurez qu’un seul nouveau bouton sur lequel cliquer pour confirmer l’inscription d’un nouveau crédit sur la carte.

Après chaque encaissement qui permet de solder une facture, une fenêtre s’affiche pour confirmer l’ajout du crédit sur la carte du client.
Il suffit de cliquer sur le bouton vert.

Cela permet de dire au client que sa carte vient d’être créditée de XXX euros.

• Soit depuis le répertoire des clients : faire « clic-droit/Carte de fidélité ».
• Soit depuis le module de facturation : en haut à gauche de l’écran, bouton jaune « Carte de fidélité ». La carte s’affiche alors, sauf si est venu le moment d’appliquer la remise sur la facture en cours. Dans ce cas, le clic sur ce bouton jaune vide la carte de fidélité en indiquant le total des crédits cumulés dans la facture.

• Soit vous n’y pensez pas : dans ce cas, VetoPartner y pensera pour vous et vous le proposera quand vous souhaiterez encaisser la facture.
• Soit vous y pensez en lisant ce qui est inscrit dans le bouton jaune en haut à gauche du module de facturation, et dans ce cas il suffit de cliquer sur ce bouton jaune.

Pas de problème : supprimer la remise de la facture, et la carte reviendra telle qu’elle était avant.

Une fois les premières cartes de fidélité distribuées (virtuellement), il est déconseillé de modifier le paramétrage du nombre d’achats (X) et du pourcentage de remise (P). Ce n’est que du bon sens…

Mais rassurez-vous, le système est bien fait, et cela n’affecterait en rien ce qui est déjà crédité sur les cartes de fidélité.

Une fois que tous les crédits accumulés sur la carte ont été consommés, la carte est vidée, et c’est reparti pour un tour.

Peut-être souhaiterez-vous interrompre un jour l’usage des cartes de fidélité.
Dans ce cas, il suffira de paramétrer le logiciel comme ceci :

• Rendez-vous dans le module de comptabilité, puis cliquez en bas de la fenêtre sur le bouton vert « Préférences du module de comptabilité ».
• Dans la boîte qui s’ouvre, descendre avec l’ascenseur jusqu’à l’option n°7.
• Cocher le choix « Interrompre le renouvellement des cartes de fidélité ».

Les cartes de fidélité en cours continueront leur fonctionnement, mais elles ne seront plus renouvelées automatiquement.

La carte de fidélité ne montre que les crédits accumulés jusqu’à la date d’aujourd’hui.
Pour un encaissement différé, son crédit correspondant apparaîtra automatiquement sur la carte à partir du jour de cette date.

Mieux vaut une bon exemple :
Supposons un encaissement qui couvre 3 factures.

A l’issu de cet encaissement, nous obtiendrons au plus 3 factures entièrement payées.
Seules les factures entièrement payées verront leur crédit correspondant s’inscrire sur la carte de fidélité.

Si la carte de fidélité du client dispose d’un crédit lié à cet encaissement, le logiciel vous préviendra en vous demandant si vous souhaitez aussi supprimer ce crédit de la carte.
Sinon, le crédit restera tel quel.

Aucune modification ne sera appliquée automatiquement sur la carte de fidélité par le logiciel pour des raisons de complexité.
Mieux vaut dans ce cas supprimer l’encaissement et le refaire correctement afin que la carte de fidélité du client soit automatiquement modifiée avec le bon crédit.

Rien. Aucune conséquence pour la carte de fidélité.

Non, pas à ce jour. A moins qu’on nous explique une bonne raison d’avoir à le faire.

Nous n’avons pas prévu l’impression de la carte, car son format sera différent d’une clinique à l’autre en fonction du nombre d’achat paramétré avant remise.

En revanche, un système permettant l’impression d’une ligne supplémentaire sur les factures sera bientôt mis en place.
Cette ligne indiquera un texte du genre « à la date du 17 juin 2014, vous avez accumulé 7.50 EUR de remise à valoir dans 3 factures ».

Donc revenir sur cet aide de temps en temps pour découvrir la méthode de mise en place une fois la technique développée de notre côté (« date inconnue » pour ceux qui auraient déjà pensé nous poser cette question ).