Carnet d'adresses
Voici votre carnet d'adresses, partagé entre les utilisateurs de VetoPartner sur le réseau de votre clinique.
Pour y accéder, ouvrir le menu “Autres bases / Carnet d'adresses”.
Qu'est-ce qu'une catégorie de contacts ?
Dans la colonne de gauche, vos fiches contacts sont rangées par catégories, par exemple “ASV”, “Centrales”, Pensions, etc.
Les catégories les plus courantes sont prédéfinies et ne peuvent pas être renommées ou supprimées
Vous pouvez le voir en faisant clic-droit sur le nom de la catégorie et noter que l'option “Renommer…“ est désactivée (gris clair).
Comment créer une nouvelle catégorie de contacts ?
Vous pouvez créer des catégories supplémentaires en faisant un clic-droit n'importe où dans la colonne “Catégories de contacts”.
Choisir l'option “Nouvelle catégorie” et lui donner un nom.
Comment créer une fiche contact ?
- Faire clic-droit ans la partie centrale de l'écran : “Nouveau contact…“
- Une boîte de saisie s'ouvre
- Saisir les coordonnées
- Cliquer sur “Ok” pour valider ou “Annuler” pour annuler ces actions
A droite de la fiche, vous retrouvez votre liste de catégories de contacts :
- Par défaut, une des catégories est déjà cochée, il s'agit de celle que vous était sélectionnée au moment où vous avez demandé à créer une nouvelle fiche.
- Au minimum, une catégorie doit être sélectionnée, mais un contact peut faire partie de plusieurs catégories : cocher les catégories correspondantes.
A SAVOIR
Dans le cas des catégories prédéfinies “ACD/ALD” et “Remplaçants”, la fiche contact comporte un second onglet permettant notamment d'indiquer les références, dates de disponibilité, école, etc. de cette personne.
Comment supprimer temporairement une fiche contact ?
Étant donné qu’il est “rageant” de supprimer par erreur les coordonnées d’une personne, vous pouvez mettre une fiche contact dans la catégorie [Poubelle] :
elle y restera et pourra être récupérée tant que vous ne la supprimerez pas définitivement. Il s'agit du même principe que celui utilisé par la “corbeille” de Windows.
Pour mettre votre fiche contact dans la poubelle :
- ouvrir la fiche contact
- décocher sa catégorie d'origine
- cocher la catégorie “[Poubelle]”
Pour récupérer votre fiche contact :
- dans la catégorie “[Poubelle]”, ouvrir la fiche du contact
- dans la colonne de droite, dé-sélectionner la catégorie “[Poubelle]” et en choisir une autre
Comment supprimer définitivement une fiche contact ?
- Dans la liste des contacts correspondant à une catégorie, faire clic-droit sur la ligne de la fiche à jeter et sélectionner “Supprimer définitivement…“
- Une boîte s'ouvre vous demandant de confirmer la suppression définitive : “oui / non”
- Cliquer sur “oui” pour supprimer définitivement la fiche contact
Note : la catégorie “[Poubelle]” fonctionne de la même façon que les autres catégories et pour vider la poubelle, suivre la procédure ci-dessus.
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Comment masquer une catégorie de contacts ?
Faire “clic-droit/Masquer-Afficher” sur la liste des catégories.
Cocher les catégories à masquer, puis confirmer.
Comment récupérer les emails d'une catégorie ?
Faire “clic-droit/Exporter les coordonnées de cette catégorie”.
VetoPartner vous demande un nom de fichier.
- Une fois généré, ouvrir ce fichier en double-cliquant sur son icône. Ce fichier est au format texte.
- Sélectionner tout (CTRL+A), puis copier tout (CTRL+C).
- Ouvrir Excel (ou OpenOffice Calc), puis coller tout (CTRL+V). Vous retrouverez la colonne qui contient les emails “personnels”.
Si vous souhaitez envoyer un email à ces adresses, trier la liste sur cette colonne pour regrouper toutes les adresses emails, puis sélectionner et emails et enfin faire un copier/coller dans l'éditeur d'email de votre logiciel de messagerie.
On peut aussi les coller dans l'éditeur d'email de VetoPartner, mais je vous le déconseille parce que VetoPartner ne gère pas les adresses emails en Copie caché (CCi). VetoPartner n'a pas vocation à disposer de la totalité des fonctionnalités de tous les autres logiciels spécialisés.
Lorsqu'on fait un email à plusieurs personnes, il est préférable que chaque destinataire ne reçoive pas une copie des adresses emails de tous les destinataires. Il n'y a pas mieux pour encourager la propagation des virus que de leur donner une liste d'adresses emails.